sexta-feira, 31 de agosto de 2007

Sugestões para reunião de avaliação

Durante a minha busca por orientação sobre reuniões de avaliação, através de um site e de uma lista encontrei estas duas sugestões de perguntas para orientar a avaliação.

Na primeira sugestão, são quatro perguntas:

1) O que fizemos bem e que devemos lembrar para continuar fazendo?

2) O que aprendemos?

3) O que podemos fazer diferente da próxima vez?

4) O que continua nos bloqueando?

Pelo que eu entendi, não precisam estar na ordem, mas é interessante conseguir responder essas quatro perguntas ao final da reunião.

A outra sugestão é:

1) O que aconteceu no período?

2) O que funcionou bem?

3) O que poderia ser melhor?

A questão 1 tende a identificar eventos significativos no período, sejam eles bons ou ruins. É um bom começo para a reunião.

Uma coisa MUITO importante que vale ressaltar é tentar não ser negativo na reunião (eu confesso que acabei levando para este lado ... lições aprendidas!). Notem que as perguntas para identificar problemas sempre são no nivel de "o que melhorar" e não "o que está errado". Acho legal essa abordagem. Orienta o grupo a não pensar no que não fazer, mas sim em como melhorar.

Bom, fica a dica :)

Já temos nosso cofrinho!

Como eu disse, quando alguem atrasa ou falta a reunião, deve pagar 0,50 centavos (eu pago 1 real) para o nosso cofrinho. Comumente, um cofrinho é em formato de porco. E não por acaso, todos aqui gostam dos Simpsons.

Logo, nosso cofrinho TINHA que ser um porquinho. Um PORCO-ARANHA! Quem não conhece o famoso porco-aranha, do filme dos Simpsons, procure no Youtube. É de se matar de tanto rir.

Eis o nosso cofrinho. Foi comprado no seguinte link: http://www.lojaimaginarium.com.br/index.php?secao=Produto&codigo_modelo=CI070RS&origem=deTudoUmPouco

Para aqueles que desejam descontrair o ambiente, eu sugiro. Tem efeito imediato! O único problema é que este porquinho não tem uma saída para as moedas... estamos vendo como iremos recuperá-las no fim do mês, sem ter que "matá-lo".

Problemas durante a reunião de avaliação (lições aprendidas)

Esqueci de comentar algumas coisas que ocorreram na reunião e que devem ser listadas como lições aprendidas.

1) Organizar para cada um falar por vez. Em determinados momentos, dois ou três falavam ao mesmo tempo.

2) Prender a atenção da equipe. Enquanto eu escrevia os positivos e negativos nos post-its, o pessoal acabava se distraindo e conversando ou realizando outra atividade. Numa dessas, sobre as cadeiras, um teve a idéia de tentar mudar o encosto de uma da outra .. e começaram a fazer isso durante a reunião. Evitar que eles se distraiam é importante para o bom andamento.

3) Comparar os resultados. Nessa semana não tínhamos dados históricos para comparar. Agora teremos. É importante mostrar essa evolução, ou seja, definir, criar e mensurar as métricas.

4) Realizar uma dinâmica de grupo. O fato de eles escreverem os pontos negativos e positivos já foi uma pequena dinâmica. Vou procurar outras formas para descontraírmos, agregando valor de alguma forma. Por exemplo, testes ou desafios.

Acho que isso foi o principal. Anotado e aprendido! :)

Nossa primeira reunião de avaliação

Bem, acabamos de ter nossa reunião. Eu organizei a reunião da seguinte forma: dei um papelzinho em branco para cada um dos sete membros da equipe para eles listarem os pontos positivos e os negativos, que eles viam na empresa, durante os últimos meses. Eles teriam que indicar um "+" como sendo positivo e um "-" como sendo negativo.

Como eu esperava, tivemos mais negativos do que positivos. Para tornar mais interessante e descontraído, definimos que o que era positivo seria "EXCELENTE" (como o Sr. Burns fala) e se fosse negativo, seria "DUH!", como o Homer fala.

De positivo, tivemos muitas coisas relativas ao relacionamento entre as pessoas. Listando:

+ Relacionamento entre o pessoal

+ Organização e divisão de tarefas

+ Ambiente agradável

+ Equipe com bons conhecimentos

+ Resolução de conflitos

+ Liberdade para tomada de decisões

+ Flexibilidade de horário.

Eu tratei de citar, como sendo interessante para discutirmos, a organização e divisão de tarefas, o ambiente agradável e a liberdade para tomada de decisões. Citei que isso ficaria melhor ainda com as nossas reuniões diárias e o painel de atividades, onde poderíamos visualizar onde estamos, como estamos, o que cada um está fazendo, etc.

Como pontos negativos, foram citados os seguintes itens:

- Mudança de rumo frequente

- Disponibilidade de equipamentos

- Cadeiras ruins

- Falta de comunicação entre diretoria e equipe

- Falta de objetivos claros

- Desculpas para falta de produtividade

- Demanda alta de atividades

- Falta de produtos (muitos projetos e nenhum produto)

- Necessidade de dividir a empresa do grupo de pesquisa

Algumas dessas atividades se relacionam, como a falta de objetivos, demanda alta de atividades, mudança de rumo e comunicação. Identificamos as relações para então decidirmos quais atividades principais iríamos elaborar um breve plano de ação para resolvermos.

Os planos de ação seriam os seguintes:

Mudanças frequentes de rumos
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1) Formalizar as decisões tomadas no período
2) Formalizar as reuniões (periódicas, pautadas e com tempo e objetivos determinados)
3) Evitar a perda de foco (não serão discutidos assuntos fora de pauta)

Necessidade de dividir a empresa do grupo de pesquisa
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1) Formalizar as demandas relacionadas à empresa e ao grupo de pesquisa
2) Priorizar as demandas e atividades
3) Definir os rumos a serem tomados
4) Realizar uma reunião com a diretoria para expôr o problema
5) Identificar e indicar um responsável para assumir as funções secundárias do grupo de pesquisa
6) Definir a infra-estrutura que faz parte da empresa e do grupo (servidor, por exemplo)

Disponibilidade de equipamentos
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1) Listar os componentes/equipamentos de primeira ordem (ou seja, os realmente necessários)
2) Apresentar a lista à diretoria e justificar a compra


Após esta atividade, resolvi discutir com eles de fato o que eles acharam da experiência desta semana. Todos, sem exceção, aprovaram a mudança e citaram como positivo a possibilidade de visualizar as atividades como fato mais importante.

Enfim, posso dizer que é visual a mudança de postura da equipe nesta semana. A motivação aumentou muito mais. Eles agora se sentem mais amparados, sabendo que eu (e posteriormente, espero, a diretoria) farão o necessário para deixá-los mais aptos a produzirem cada vez mais. Como isso depende MUITO da motivação, acho que temos meio caminho andado.

Obviamente, como toda metodologia de qualidade prega, nunca se chega aos 100%... pois precisamos estar sempre melhorando.

A minha idéia agora é manter esses pontos levantados e na próxima reunião, agora daqui a quinze dias, discutirmos se os pontos positivos foram mantidos e se os negativos foram resolvidos.

Implantar uma metodologia ágil, em um ambiente de projetos problemáticos (como é ainda o caso aqui da empresa) ajuda e MUITO a mudar a filosofia da equipe. Cabe agora ao gerente de projetos (ou Scrum Master) manter esse pique e cada vez melhorá-lo quando puder.

Finalizo com uma frase que li, se não me engano, no livro do "Monge e o executivo" a qual me marcou muito e tem bastante a ver com essa mudança.

"Não exija que os seus subordinados sejam perfeitos. Façam com que eles se sintam aptos a produzir o melhor possível, sempre".

quinta-feira, 30 de agosto de 2007

Reunião de avaliação

Amanhã terei a primeira reunião de avaliação com a equipe. Vamos avaliar como foi o impacto da daily meeting no nosso dia-a-dia e também avaliaremos, excepcionalmente desta vez, como estamos atualmente na empresa.

Acredito que teremos bem mais pontos negativos do que positivos.

Amanhã é o dia da desforra para eles :)

Depois conto como foi!

quarta-feira, 29 de agosto de 2007

Comentando os comentários - PARTE II

Tópico "O que faz o pagamento da caixinha..."

Daniel Wildt disse...

Dê liberdade para dar e receber feedback sobre o trabalho. Mantenha um ambiente real, sincero e de respeito e terás uma equipe motivada.

Uma pergunta que eu faço: R$0,50 motivam a sua equipe a chegar no horário? Eles concordam com isto? Questione isto. Porque preciso pagar multa para me sentir motivado? Será que não está faltando algo?

Lembre-se que a mudança maior da sua equipe deve ser cultural, e não relacionada a mudança de um processo. O processo deve ser modificado pelas pessoas.

29 de Agosto de 2007 09:24

Resposta: Muito obrigado pela participação, Daniel. Concordo com o que tu disseste, um ambiente assim facilita muito a motivação. Sobre a caixinha, isso foi consenso. O valor será revertido a nossa confraternização mensal. Eles aceitaram muito bem a idéia!

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Tópico "Desvirginação: a primeira vez."

Petronio Araújo de Medeiros disse...

É, realmente uma tarefa muito difíl essa de manter todo mundo motivado. Mas, acho que se você fizer com que todos percebam a importancia disso, mostrar que isso realmente funciona, mostrando que, por exemplo, tem gente correndo atrás de resolver os impedimentos afim de deixar seu caminho livre. Acho que isso vai motivá-los.

Boa sorte, e cuidado para não desmotivar, parando de escrever aqui no blog. Isso possívelmente pode acontecer.

Um abraço,
Petrônio.

28 de Agosto de 2007 21:34

Resposta: Muito obrigado pelo comentário, Petrônio! Eu espero que eles percebam que estaremos trabalhando diariamente em cima dos riscos. Porém, me assusta a possibilidade da desorganização da diretoria desmotivar a(s) equipe(s). É este fator que pretendo atacar fortemente.

Daniel Wildt disse...

IMHO, Se o impedimento ainda existe, ele deve ser resolvido. Enquanto não for, ele fica visível para a equipe.

29 de Agosto de 2007 09:28

Resposta: Daniel, obrigado pelo comentário. Então de fato fechou com o que eu imaginava. Valeu!

Marcos Vinícius disse...

Sobre este lance do impedimento acho o seguinte: não adianta muito ficar reportando impedimento só para reportar. Se foi uma coisa que impediu naquele dia, mas depois foi resolvida, parou de impedir e hoje não tem mais sentido nem citar, então nem cita.

Se é algo que ainda atrapalha e precisa ser resolvido, inclusive fora da alçada do desenvolvedor, então tem que falar. Mas também acho que vocês devem encontrar uma melhor forma de lidar com isto. O que for melhor para vocês.

29 de Agosto de 2007 10:37


Resposta: Valeu, Marcos! Acredito que no começo o pessoal vai reportar por reportar. Com o tempo, eles vão pegando o jeito (inclusive eu!). Estou trabalhando dessa forma com eles. Abraço!

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Tópico "Intensive Knowledge Projects ou projetos volúveis?"

Marcos Vinícius disse...

Bom, não sei como resolver este problema específico com seu chefe :-) mas gostaria de falar um pouco sobre os "Intensive Knowledge Projects".

Uma das idéias do SCRUM especificamente é que o Sprint seja protegido contra mudanças. Nós sabemos que mudanças existem e que, dependendo da empresa e do tipo do projeto, elas podem acontecer mais rápido ou não. Então, de acordo com a empresa ou o projeto os Sprints poderão ter duração diferente.

Se o seu chefe não consegue passar 1 semana sem mudar de idéia, então seu Sprint dura 1 semana, qeu é o tempo máximo que você consegue proteger a equipe e o desenvolvimento de interferências externas. Em ambientes e projetos mais estáveis os Sprints podem durar 1 mês, tal qual a metodologia do SCRUM prevê inicialmente.

Mas o importante é que durante um ciclo de desenvolvimento a equipe tenha condição de trabalhar em paz, sem interferências.

29 de Agosto de 2007 10:43

Resposta: Marcos, valeu de novo. Esse esclarecimento foi muito positivo. De fato, eu estou iniciando com um "sprint" ou ciclo (como estou chamando) de 10 dias úteis (2 semanas). Vou me adaptar conforme a necessidade. Como eu disse, preciso plantar a semente para depois aparar os galhos :) Valeu, meu amigo!

"Não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje"

Uma coisa interessante aconteceu hoje no trabalho. Por duas vezes, a equipe me perguntou se iríamos fazer tal tarefa amanhã ou mais tarde. Respondi: "Vamos resolver isso agora!". E as duas tarefas foram resolvidas.

Vou tentar manter esse pensamento no trabalho. Cada vez mais tentarei mudar a visão de gerente "supervisor" para gerente "facilitador".

Intensive Knowledge Projects ... ou seria "projetos volúveis"?

Estava conversando hoje com o meu orientador do meu trabalho de conclusão na faculdade, o Rafael Prikladinicki. Ele também é leitor aqui do blog e gostou muito da idéia! :)

Estava explicando a situação do(s) meu(s) projeto(s) e no caso do principal que eu atuo, onde temos um escopo bem maluco. Na verdade, o escopo foi muuuito mal definido, infelizmente e eu, vale ressaltar, não tive participação nessa elaboração, que seja dito! Ele me disse que este tipo de projeto é tido como "projetos sensíveis", ou seja, o conhecimento todo está com o cliente. Com isso, temos mudanças freqüentes no seu escopo, sendo difícil, por exemplo, de formalizar uma WBS. Este tipo de projeto, na notação formal, é chamado de Intensive Knowledge Projects.

Pode ser de fato essa a notação correta, mas a impressão que me passa é de que se trata de um projeto volúvel! Este termo eu duvido que exista formalmente, me surgiu agora. Podemos dizer que algo volúvel é algo sem forma definida, que muda constantemente. É assim que eu sinto o meu projeto.

Senão vejamos a situação ocorrida hoje:

Durante a reunião com o diretor EB na segunda-feira, definimos que iríamos trabalhar na elaboração de três protótipos funcionais para testarmos o GPS que compramos. Tudo isso para a outra segunda-feira. Nos organizamos, eu e a equipe, para realizar este pedido do chefe, até para motivá-lo com o andamento do trabalho (já que ele está meio desanimado). O PV foi responsável por conseguir alguns componentes na universidade (o máximo que conseguisse). O VT ficou responsável por procurar alguns algorítmos para leitura dos dados GPS e o FS ficou responsável por continuar sua pesquisa na tecnologia em que está imerso, e também dar um apoio no que for preciso.

Hoje enviei um email ao meu chefe solicitando o procedimento para efetuarmos as compras dos componentes que faltavam, pois iríamos ir numa loja aqui da cidade onde encontraríamos praticamente tudo. E qual foi a minha surpresa? Ele me respondeu dizendo que gostaria de uma lista com o que falta, um levantamento de valores de várias lojas e, quem sabe, a compra destes equipamentos diretamente de São Paulo, onde pode ser mais barato.

Bem, os componentes que iremos comprar não dariam mais do que 200-300 reais. A diferença de preço entre as lojas deve ficar no máximo em torno de 50 reais. É algo tão crítico assim? E onde está a prioridade de ter estes protótipos funcionando para segunda-feira??

Vejam a dificuldade que eu tenho. Estou a todo momento tentando definir prioridades e processos para que a diretoria veja o quanto este tipo de decisão detona o comprometimento e a motivação de uma equipe. Num dia, a prioridade é uma coisa. No dia seguinte, parece que essa prioridade não é tão importante assim.


Bom, quis desabafar um pouco. Aproveitando a oportunidade, me digam vocês: o que fariam para resolver uma situação deste tipo?

Agora vou pro trabalho! Senão vou ter que pagar 1 real para a caixinha :)

Até mais! Abraços

terça-feira, 28 de agosto de 2007

Desvirginização: a primeira vez.

Tivemos nossa primeira reunião.

Às 14h15 pontualmente pedi o para o pessoal desligar seus monitores (assim evitamos que eles fiquem dando uma olhadinha rápida no monitor) e falei que teríamos nossa primeira reunião.

Escrevi as três perguntas no quadro, de forma a fixar na cabeça deles (de uma maneira descontraída, claro).

O PV iniciou falando que ontem tivemos uma reunião com o nosso chefe e que hoje já havia providenciado os componentes eletrônicos (alguns). Ele pretendia hoje providenciar a compra dos restantes. Como impedimento, ele citou a compra dos componentes, que foge da capacidade dele (burocracias...).

O CB falou que ontem se focou na atividade de estudo de como funcionam as threads de outro equipamento e que hoje pretende iniciar a implementação dessa rotina. Como impedimento ele citou as atividades que prestou ao laboratório de pesquisa.

O CF falou que ontem realizou a correção de alguns bugs do sistema (o CB e o CF trabalham juntos num projeto diferente dos demais integrantes) e hoje irá continuar sua atividade. Seu principal impedimento é a não existência de um programa WYSIWYG para HTML (tipo um Dreamweaver, Frontpage, etc.) o que dificulta a criação da interface.

O VT falou que ontem teve a reunião e trabalhou em cima da compilação do Sistema Operacional Embarcado. Sua atividade para amanhã será a manutenção dessa atividade e ele disse que não teria nenhum impedimento.

O FS se ausentou hoje. Além de pagar a caixinha, fiquei feliz de que o PV disse que o FS passou o status para ele. Ele disse que está fazendo a pesquisa da tecnologia ao qual é responsável e que para amanhã continuará essa pesquisa. Infelizmente o PV esqueceu da terceira pergunta do impedimento, mas fiquei muito satisfeito e feliz de que eles dois se prontificaram a providenciar isso. As regras expostas foram assimiladas, no fim das contas.

Ao final, levantamos três impedimentos:

a) Compra de componentes eletrônicos (PV);

b) Falta de um software para interface (CF);

c) Problemas relativos ao grupo de pesquisa (CB).

A letra "c" foi um impedimento que ocorreu ONTEM, então fica a minha dúvida. Precisamos levantar impedimentos que tenham ocorrido nas últimas 24 horas de trabalho?

No fim das contas, acho que foi uma boa reunião para a primeira vez. Como eu disse, o desafio é manter a motivação deles!

Abraços!

O que faz o pagamento da caixinha...

Cheguei 13:40 no trabalho. Geralmente havia só a gerente administrativa no local.

Hoje, após nossa reunião de ontem e definirmos que quem atrasar pagará 50 centavos para a caixinha, TODOS estavam no local. Com o extra de que o VT, conhecido por sempre ser o atrasado, chegou antes de todo mundo!!

Tô gostando de ver. Acho que o pessoal pegou o rítmo.

Minha briga agora será pela manutenção desta motivação... dia após dia. Será que consigo?

O que vocês costumam fazer para manter a motivação das suas equipes?

segunda-feira, 27 de agosto de 2007

Postagem pública

Droga, por uma falta de configuração minha, os comentários só estavam restritos a cadastrados no blogger.

Agora TODOS podem comentar :)

Mandem bala aí!

Abraços

PS: Sem spam, por favor....

Comentando os comentários - PARTE I

Topico "Apresentação"

CMilfont disse...

Legal a iniciativa Flávio, assinei o feed para acompanhar essa batalha :)

27 de Agosto de 2007 04:22

Não possuo disse...

Muito bom Flávio, tbm acompanharei a sua saga e espero poder trocar experiências com você! Conte comigo! Abtraços

27 de Agosto de 2007 05:36
Resposta: Eu que agradeço a presença, meus amigos! Fico feliz que a idéia tenha interessado o pessoal :)

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Topico "Analogics B.C. (before change)"

E.Kautzmann disse...

Olá Flávio.
Legal sua iniciativa quanto a exposição de sua rotina.
Creio que todas pequenas empresas encaixam-se nos problemas que vc reportou, mas uma coisa posso afirmar: enquanto não houver um consentimento geral de TODOS, as coisas ficam bagunçadas.
Para o gerente com perfil flexível demais, suas delegações podem não sofrer um efeito automático. Já o rígido, as ações podem ser interpretadas de imediato, mas gerando um "desagrado" e passa a ser "o carrasco". Tens que achar um meio termo.
Escopo e Comunicação considero os principais processos, devemos dispor mais tempo para o escopo, evitando futuros adendos/alterações no projeto - que neste caso seria um novo projeto.
A comunicação deve ser entendida e executada por todos. Através dela temos uma outra visão dos profissionais e não-profissionais da empresa. Eu centralizei tudo em um sistema básico de controle de tarefas (projeto, tempo de envolvimento, envolvidos, descrição das atividades realizadas) - um suposto "Daily Meetings".
Se quiser, vamos conversar sobre essa questão mais adiante.

Bom começo!
Cordial abraço.

27 de Agosto de 2007 06:30

Resposta: Muito obrigado pelos comentários! Tu abordaste dois conceitos que de fato eu quero me aprofundar MUITO: escopo e comunicação (o outro que eu considero interessantíssimo é de RH). As reuniões diárias irão atacar estes três conceitos diretamente, na minha opinião... principalmente comunicação e RH. Sobre o modo de ser gerente, eu era do tipo "amigão" demais. Estou tentando mudar, mas não quero mudar radicalmente para não parecer MAIS carrasco. Já enviei um email no final de semana avisando que com essa mudança, eu continuaria do lado da equipe defendendo todos, mas que teria que cobrar os resultados solicitados pelos chefes... e não mediria esforços para isso. Acho que eles entenderam o recado. Falta eu mesmo mudar agora :)

Marcos Vinícius disse...

Oi Flávio!
Acho que vou virar fã de carterinha do seu blog e até pensei em fazer um no mesmo gênero, já que agora vou ajudar a implantar um novo processo em uma empresa nova que está vindo exatamente de um grupo de pesquisa na universidade.

Depois posto outros comentários. Vamos em frente e sucesso a você!

Abraços

27 de Agosto de 2007 11:02

Resposta: Muito obrigado pelo comentário! O que tu está esperando?? Cria um também! Nada melhor do que expôr as experiências com os demais. É gratificante ver como tantas outras pessoas vivem na mesma situação em que eu me encontro (iniciando, cheio de dificuldades) e ver que eu estou agregando experiência a outras pessoas, enquanto agrego a mim mesmo. Segue postando que pelo menos duas vezes por semana eu criarei um tópico assim (comentando os comentários).

LuizLH disse...

Flávio parabéns pela sua iniciativa,

Como vc realmente deixa claro existe falta de foco e nenhum produto.
O que eu penso, antes de mais nada, acredito ser necessário listar
o produto ou produtos que a empresa pode construir.
Realizar uma pesquisa de mercado, verificar a sua viabilidade, concorrentes,
valor agregado, etc, e sem dúvida prioriza-los.
Como os recursos financeiros e humanos são limitados não adianta ter um monte
de ideias e construir prototipos e não se chegar em um produto final vendável.

Com os produtos e seus escopos determinados, aí sim focar na construção e
melhoria do mesmo.

Dica, vc pode utilizar o documento de visão do RUP. É um bom ponto de partida
p/ vc delinear o que é um produto.

Até mais e Sucesso...

Luiz

27 de Agosto de 2007 13:29

LuizLH disse...

Olá Flávio,

Faltou incluir no comentário anterior o mais importante.
Mostrar p/ a Gerencia Sênior a necessidade de ter os produto(s) definidos, mapeados e estudados.
Se necessário a empresa pode criar uma área de P&D p/ testar conceitos e protótipos e se falta recursos, determinar que o P&D será realizado X horas por semana e o resto é alocado p/ o produto principal da emrpesa.

Até mais...

Luiz

27 de Agosto de 2007 13:35

Resposta: Muito obrigado pelo comentário! De fato, temos esse problema na empresa. Como eu disse, a empresa foi criada como o braço comercial de um grupo de pesquisa da universidade. Então sofremos com essa crise de identidade (somos pesquisadores ou empresa?). Estou lutando para cortar essa relação ao mínimo necessário. A tua idéia é bastante interessante. Eu tento há algum tempo fechar a WBS, mas estamos com alguns problemas para construí-la. Já tivemos uns três ou quatro cronogramas que foram totalmente mudados ,então tu imagina a minha disposição para começar tudo do zero de novo... mas eu concordo que isso é de EXTREMA importância e SERÁ priorizado!


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Topico "Primeira proposta de mudança - Daily Meetings"

Grispe disse...

Flavio, boa tarde. Primeiro parabens pela iniciativa. Ira aprender muito e tambem ensinar a muitos ... espero poder acompanhar seu diário.

Primeiro comentário (*): voce cita estabelecr "daily Meeting". Dúvida: O seu pessoal, conforme citado, tem problemas de horários ... alguns horários "malucos" devido a faculdade e outros pela distancia ... como voce irá gerenciar esta dificuldade ???

Em caso de dificuldade de "juntar a turma", voce poderia fazer com que todos informassem diariamente, via e-mail, fone ou qualquer outro mecanismo, o andamento das atividades ... nas atividades do cronograma ...

Alias ... voce tem um cronograma ??? as atividades e grupo de atividades estão bem delineadas ??? pelo menos as que exigem ação no momento atual ???

(*) Peço licença ao "meter o dedo na ferida" ... hora irei fazer o papel de "advogado do diabo" ... outros momentos irei questionar apenas com um objetivo: questionar ... mas sempre objetivando ajudá-lo e em conjunto, construirmos uma referencia para ambos.

27 de Agosto de 2007 10:45

Resposta: Muito obrigado pelo comentário! Meu amigo, a coisa que eu mais quero é que tu meta o dedo na ferida!! Não tenha dó :) Aliás, isso serve para todos. Não tenham medo de criticar, opinar ou "meter o bedelho". Eu quero mesmo é que vocês participem. E eu irei responder sempre. Sobre os horários, eu pensei que teria dificuldade... mas todos aceitaram as 14h15. O único que poderá ter problema é o VT, já que ele é uma criatura noturna haha. Nós temos um cronograma. Eu já vinha tentando manter um período de vida dele de aproximadamente 1 mês, mas ainda assim ele sofreu algumas mudanças... então acabei deixando ele de lado. Minha idéia é focar na WBS e o cronograma servir como uma visão geral (macro) do que temos para fazer. As atividades mesmo estarão listadas no painel de atividades. Posteriormente, eu pretendo atualizar o cronograma com estes dados diários, para gerar uma visão de "previsto x realizado". Achas pertinente? Grande abraço!

Marcos Vinícius disse...

Este ambiente de horários caóticos não é o melhor para implementar reuniões mesmo não, mas é preciso combinar um horário com o pessoal que possa ser cumprido.

A "reunião por e-mail" é um problema e deve ser evitada. Inclusive no curso que acabei de fazer de Scrum Master é bem colocado que as reuniões devem ser presenciais e que elas não servem para que a equipe dê feedback ao Scrum Master (ou Gerente ou etcs), mas sim que a equipe se mantenha unida e dê feedback a ela mesma. Seguindo o conceito de equipes auto-gerenciáveis pregado pelo Scrum.

Tente agendar um horário (vai dar errado no começo) e pedir disciplina do pessoal em cumprí-lo.

27 de Agosto de 2007 11:15

Resposta: Boa Marcos! Eu frisei bastante isso na reunião: eles não prestam conta para mim, mas para a equipe. SE E SOMENTE SE eles tiverem que faltar por algum motivo, que prestem a conta através de algum outro membro da equipe (passando o status por ele) ou por email ou telefone. Mas a reunião é obrigatória.

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Ufa! Espero dar conta de todos os comentários :)))

As minhas tréplicas eu darei no próximo "comentando os comentários". Vocês podem responder neste tópico (se quiserem deixarem suas tréplicas!).

Abração!

Primeiro contato da equipe com a mudança...

Hoje não tivemos uma "Daily Meeting" propriamente dita. Eu fiz questão de apresentar a mudança para a equipe e discutimos um pouco sobre alguns aspectos como horário, local, etc.

Eu havia enviado um email anteriormente falando que todos deveriam estar às 14h na empresa para termos nossa reunião. Cheguei lá às 13h30 e faltavam duas pessoas. Uma delas, o VT, famosa por ser perdida com horários acabou se atrasando mesmo... a outra, o CB, mora em outra cidade e geralmente tem problemas para chegar mais cedo.

Com a equipe não estando completa e como tínhamos uma reunião com nosso chefe às 15h, decidi adiar a reunião para as 16h, com a certeza que todos estariam lá.

Pois bem, felizmente após a reunião, retornamos para a empresa e a equipe estava completa. Como eu disse, da equipe de desenvolvimento temos 3 trabalhando em um projeto apenas e 2 trabalhando em dois projetos (em paralelo)... mais um ponto para ajudar na confusão :)

Deixei o pessoal descontrair um pouco depois da reunião. Eles estavam preparando um chimarrão, então decidi não iniciar a reunião naquele momento pois sabia que o resultado não seria bom. Aproveitei para atualizar os emails (tinham algumas questões pendentes).

Às 16h15 iniciei a reunião. Eu já havia escrito o que iria dizer (faltou um bom powerpoint ali para facilitar! Lições aprendidas............) então fui seguindo o roteiro.

Inicialmente expliquei que as Daily Meetings fazem parte do processo de metodologias ágeis (SCRUM, principalmente) e que estava tomando a decisão de incorporá-la em nosso dia-a-dia como forma de facilitar diversos pontos do nosso trabalho. Expliquei que era importantíssimo definirmos um horário e local fixos. Questionei sobre a necessidade de termos na 2a feira um horário alternativo, devido ao CB que mora em outra cidade. Ele mesmo se prontificou em afirmar que não haveria problemas em deixarmos a reunião em um horário cedo.

Definimos então que as nossas reuniões aconteceriam na empresa, às 14:15, todos os dias.

Expliquei então o conceito das três perguntas que todos iriam responder.

a) O que eu fiz ontem?

b) O que farei hoje?

c) Quais são meus impedimentos?

Vi que a palavra "impedimento" acabou gerando algumas "levantadas de sombrancelha"... então tratei de explicar o conceito posteriormente.

Expliquei os objetivos que eu pretendia atingir com esta reunião (os mesmos citados no post anterior). Todos balançaram a cabeça concordando com tudo.

Expliquei então as regras. Definimos as seguintes regras:

1) Atrasados ou ausentes devem pagar uma "prenda". Foi definido, no nosso caso, que em caso de ausência e atraso, o valor a ser pago será de 50 centavos para o nosso "porquinho-aranha" (em homenagem ao filme dos Simpsons!).

2) Quem não puder comparecer à reunião, DEVE OBRIGATORIAMENTE enviar o seu status por alguém da equipe, por email, ou por código morse, se for o caso! Mas DEVE relatar seu status.

3) Todos membros da equipe devem falar. Sem exceções.

4) A reunião não é uma prestação de contas com o gerente. É um momento de integração e de "acerto de ponteiros" entre a equipe. Dessa forma, diariamente todos saberão o que estão fazendo e o que precisa ser feito. (procurei enfatizar MUITO este conceito, pois sei que ele não será assimilado no começo).

5) Quando uma atividade requerer apoio de outros membros da equipe, esta conversa deve ser realizada após a reunião e deve ser sinalizada posteriormente ao gerente (a titulo de informação).

6) O gerente, caso tenha que se ausentar, irá indicar um representante para conduzir a reunião. A reunião irá ocorrer SEMPRE. Caso o gerente (ou o líder da reunião) se ausente ou se atrase, irá pagar 1 real, ou seja, 2x o valor da "prenda".

Ou seja, de forma divertida definimos a questão da prenda que foi prontamente aceita por todos. A brincadeira acabou sendo que o VT, que costumamente chega atrasado (é daqueles que dorme de dia e vive de noite) iria já fazer todo o pagamento adiantado para evitar problemas... hehe de fato, acho que isso iria facilitar (brincadeira!). Definimos também que o valor desta prenda será destinada para a nossa reunião de avaliação mensal (Montly Meeting) onde teremos uma confraternização com um pequeno coffee break. Acho que será um momento interessante, futuramente.

Como eu mencionei anteriormente, fiz questão de citar o que são os "impedimentos". Em linhas gerais:

a) Conflitos de ordem pessoal.

b) Assuntos demasiadamente técnicos.

c) Discussão de problemas.

d) Impedimentos que fujam ao alcance do gerente (problemas pessoais, por exemplo).

Para facilitar, dei alguns exemplos práticos que já ocorreram, para cada um dos itens. Acho que me fiz entender.

Por fim, tratei de usar alguns conceitos explanados pelo Alexandre Magno em seu artigo "As armadilhas das reuniões" e citei os seguintes:

# Não é a "hora do café", ou seja, não é uma reunião para ser realizada na rua, na padaria ou em qualquer outro lugar, fora do horário. Temos horário e lugar fixo.

# Não é uma mesa redonda de futebol, ou seja, só serão discutidos assuntos dos projetos.

# Não é opcional, ou seja, as reuniões diárias ocorreram DIARIAMENTE.

# Não é conversa sobre relação, ou seja, não entraremos em aspectos técnicos, relacionais ou desabafos. Seremos objetivos e focados em assuntos relacionados a nossa produtividade.

# Não é um julgamento, ou seja, a equipe estará se reportando à própria equipe e não para o gerente.

# Não é um processo imutável, ou seja, podemos e DEVEMOS melhorar este processo de forma a cada vez melhor atender nossas necessidades.

Obviamente, notei que após tanto falar, o pessoal já estava meio que inquieto. Lembro que minha equipe é composta por jovens (todos técnicos estudando engenharia da computação), então eles já possuem uma barreira no cérebro contra as áreas de humanas (brincadeira!). Aprendi que terei que usar uma apresentação PPT e incentivar a interação com eles, de forma a manter a atenção quando houver este tipo de reunião (e muitas virão!).

Notei que eles acharam a idéia bastante interessante. Pronunciei bastante as palavras PRODUTIVIDADE, MOTIVAÇÃO e COMPROMETIMENTO de forma que eles entendessem a relação entre elas e o que estavamos conversando.

Após isso, tratei de explicar com os que se mantinham interessados em discutir o assunto, como estava planejando utilizar o nosso painel de atividades, um processo adaptado também do SCRUM. Iremos adaptá-lo à nossa necessidade. A minha idéia é que o painel apresente as seguintes características: nome da tarefa, responsável, prioridade, data inicio, data fim, situação (todo, doing, done) e, por fim, que também agregue duas características extras: a identificação de tarefas não previstas e a dependência entre elas.

Dessas características, a única que nós não conseguimos chegar a um resultado interessante foi para a prioridade. Eu questiono então aos meus colegas, é interessante identificar a prioridade das tarefas com o painel de atividades?

Em linhas gerais finalizei falando sobre as duas reuniões que também pretendo implantar, a WEEKLY MEETING (semanal ou quinzenal) e a MONTLY MEETING (mensal ou bimestral) , onde abordaremos as lições aprendidas e planejaremos e priorizaremos o próximo ciclo (semanal/quinzenal ou mensal/bimestral), com a diferença que as mensais terão uma confraternização e tentarei que a direção participe.

Para acabar, posso dizer que o saldo foi interessante. Acho que o pessoal assimilou bem a idéia (passei um email revisando tudo o que havíamos discutido, ainda por cima). Acredito que as primeiras experiências serão complicadas, já que se trata de uma mudança de conceito... mas ainda assim acho que em duas semanas no máximo estaremos com isso dentro da nossa rotina.

Esta foi a apresentação. Foi melhor do que eu esperava, mas com um PPT poderia ter sido mais eficaz ainda, na minha opinião :)

Um abraço e continuem comentando! Irei abrir um tópico para responder aos comentários.

Primeira proposta de mudança - Daily Meetings

Pois é, pessoal.

Como vocês puderam ver, a empresa tem diversos problemas a serem resolvidos. Os dois primeiros nós que eu decidi desatar são os da comunicação, controle e priorização.

Minha idéia é implantar o conceito utilizado no SCRUM sobre as chamadas "Daily Meetings", que nada mais são do que reuniões diárias de 15 minutos onde cada membro do projeto responde a três questões: - O que foi feito desde a última reunião? - O que será feito até amanhã? - Quais são seus impedimentos?

As daily meetings serão o PRIMEIRO passo a ser tomado.

Minha idéia será de termos três tipos de reuniões:

Daily Meetings, onde são abordadas as tarefas do dia-a-dia e seus impedimentos. Visão de curto prazo.

Weekly Meetings (ou quinzenais), onde o foco principal será a priorização das tarefas para a semana e uma breve revisão do que ocorreu na semana anterior. Visão de médio prazo.

Montly Meetings (ou bimestrais), onde o foco será na priorização dos projetos para o próximo mês, mas o foco principal será na avaliação do que ocorreu durante o mês anterior (coletados durante as weekly meetings). A participação da diretoria nesse caso pode vir a ser interessante. Também pretendo que essa reunião seja mais despojada, coVisão de longo prazo.

A mudança começou sexta-feira de noite, com dois emails enviados para a equipe e para a diretoria, comentando deste novo sistema que será implantado. Espero que todos tenham lido durante o final de semana....

O que eu espero com estas reuniões?

a) Reaver o controle dos projetos. Quero saber onde estamos e para onde iremos, de forma mais dinâmica, para facilitar as tomadas de decisões;

b) Identificar, mensurar, priorizar e responsabilizar os objetivos a serem atingidos e as suas tarefas. Pretendo usar em breve o famoso painel (também conceito do SCRUM);

c) Gerar dados para começar a criar métricas para acompanhamento do projeto;

d) Reduzir o impacto das mudanças solicitadas pelos diretores, sem o meu conhecimento;

e) Motivar e conseguir o comprometimento da equipe com os objetivos a serem atingidos.

Vamos ver se o resultado será o esperado. Amanhã à noite conto como foi o primeiro dia dessa mudança.

Abraços!

Analogics - B.C. (before change)

Buenas, pessoal. Vamos começar.

Por motivos óbvios, privarei vocês de nomes reais, tanto dos funcionários quanto das empresas envolvidas. Trabalho na empresa Analogics. Uma empresa voltada ao setor de TI tendo foco na área de hardware e software. É uma empresa incubada que possui uma sala pequena de desenvolvimento. A empresa possui aproximadamente 2 anos de vida sendo derivada de um grupo de pesquisa da universidade.

Estas são as pessoas que trabalham na empresa:

EB, diretor da empresa. É uma pessoa especialista na área, sendo professor-doutor da universidade. É um excelente empreendedor, mas tem sérios problemas com sua agenda. Volta-e-meia me vejo tendo que lembrá-lo de nomes dos nossos parceiros. "EB, falaste com o Fulano?" ... "Fulano? (pausa) Ah sim... Esqueci". É um daqueles chefes que todos subordinados adoram: é um doce de pessoa e não passa a imagem de rígido. Embora todos o respeitem. Tem um grande problema: não sabe expôr os requisitos de forma clara. Tenho que adivinhar o que ele quer, na maioria das vezes.

FH, diretor da empresa. O FH não é de fato diretor da empresa, mas devido a proximidade com o grupo de pesquisa, ele acaba fazendo as vezes de diretor. É exatamente o oposto do EB: uma pessoa bem ansiosa e focada em resultados. Enquanto com o EB eu consigo conversar e argumentar algumas decisões, com o FH é tudo mais dinâmico. Apesar dessa dificuldade de comunicação, eu diria que ele é o responsável por termos alguns projetos em fase de andamento.


CM, diretor da empresa. Ele de fato é o sócio do EB. Tenho pouquíssimo contato com ele, mas nas poucas vezes que conversamos sobre decisões da empresa, ele me pareceu ser exatamente o meio termo entre o EB e o FH. Confesso que as vezes gostaria que ele fosse mais participativo.

LM, gerente administrativa. É a minha companheira de guerra, diria que a minha principal aliada. É a faz-tudo dentro da empresa: faz as vezes de secretária, office-boy, revê contratos, auxilia na contratação, etc. etc. É formada em direito, tendo pouquíssimo conhecimento técnico sobre os assuntos da empresa. Gosto muito de conversar com ela por saber que ela de fato é que corre atrás para que a empresa cresça.

VT, líder técnico. Alocado no projeto ao qual sou o gerente oficial. É extremamente introvertido, mas tem boas idéias e é bom conhecedor da área em que atuamos. É daqueles que personaliza o computador e chega a impressionar na forma com que digita os comandos (tudo em Linux) nas suas setecentas janelas ao mesmo tempo. Estará me ajudando na implantação desse novo conceito de projetos, apesar de que costuma ter problemas em cumprir horários e de se focar em uma atividade (ele mesmo diz que é multi-tarefas).

PV, desenvolvedor. Alocado no projeto ao qual eu sou o gerente oficial. Está na metade da faculdade e foi uma das boas surpresas do projeto. Era tido com um desenvolvedor de apoio, mas foi responsável por algumas descobertas interessantes. Também tem problemas de foco e horários (aliás, vou dizer de uma vez por todas, que TODOS tem este problema). Sinto uma certa resistência dele em aspectos gerencias, embora ele nunca tenha externado isso.

FS, desenvolvedor. Alocado no projeto ao qual eu sou o gerente oficial, é o mais novo da equipe. Está há aproximadamente mais de 1 mês a contar hoje. Já mostrou que tem algo para acrescentar na equipe. Ele se demonstrou também interessado nos aspectos gerenciais, o que eu considero bastante interessante.

CB, desenvolvedor e "severino". O CB é o "severino" da nossa equipe: ele é administrador da rede-desenvolvedor e ainda por cima responde pela empresa e pelo grupo de pesquisa. Vocês podem imaginar que FOCO é uma palavra que ele ainda não pode colocar em seu dicionário. Gosto bastante dele, pois é extremamente solícito e competente. Acredito que não terá problemas com as mudanças.

CF, desenvolvedor. É outro desenvolvedor que acaba respondendo ao grupo de pesquisas e à empresa. Trabalha em um projeto que peca nos requisitos, mas ainda tem três projetos em stand-by esperando para explodirem no seu colo. É um dos que mais reclamam da falta de organização da empresa e tenho esperanças que seja um dos primeiros a aderirem a causa da mudança. Tem um problema que é o de se distrair facilmente também.

Estes são os meus recursos diretos na empresa. Existem outros colaboradores que eu acredito que não rendam neste momento uma descrição mais detalhada. Com o tempo vocês serão apresentados.

Vamos então agora a algumas características da empresa ANTES DA MUDANÇA.

AMBIENTE DE TRABALHO: O ambiente de trabalho é bastante agradável. Todos da equipe se conhecem e se dão bem. Isso é bom e ruim, obviamente. Bom, pois os conflitos são mínimos e quando ocorrem (não lembro da ultima vez que isso aconteceu) são resolvidos rapidamente. Porém, é ruim porque essa amizade gera conversas. Muitas conversas. A sala é pequena e composta por uma única peça onde todos trabalham próximos, sem divisões. Então é constante a conversa. Isso distrai muito! Eu confesso que muitas vezes acabo participando das conversas, o que é um grande erro. A empresa possui também dois telefones que tocam consideravelmente. Não há um controle de horário e como todos possuem uma carga horária de 4 horas, no momento, dificilmente estas 4 horas são cumpridas. A universidade tem horários malucos, o que afeta a constância na jornada de trabalho deles. Obviamente, isso é um problema. Os diretores da empresa visitam muito pouco a empresa. Eles trabalham na universidade e devem, portanto, permanecer na sala de trabalho deles no prédio da Informática. Logo, podemos dizer que os responsáveis pela empresa (no local físico) somos eu e a LM.

COMUNICAÇÃO: A comunicação é um problema na empresa. Nossas reuniões de equipe perdem o foco constantemente e não tem horários definidos para acabar. Parei de redigir as atas, pois achava complicado fazer as duas coisas ao mesmo tempo (liderar a reunião e redigir as atas). A lista de email dos projetos é até bastante ativa, mas há pouca participação dos membros das equipes. Um dos grandes problemas dessa distância geográfica com os diretores é que constantemente eles solicitam coisas aos desenvolvedores diretamente! E eu acabo não sabendo dessas novas atividades. Mantenho reuniões semanais (1 ou 2x por semana) com o EB onde discutimos diversos assuntos sobre a empresa. O problema é que o EB muda demais as prioridades. Eu noto que constantemente temos VÁRIOS projetos e NENHUM produto. Que empresa viverá assim?

PLANEJAMENTO: Procuro manter sempre um planejamento do projeto, mas confesso que peco um pouco por não ter conhecimento necessário técnico (hardware!!!). Então acabo dependendo do VT ou de outros desenvolvedores. Já fiz 4 ou 5 cronogramas para o projeto que eu gerencio de fato, e todos sofreram mudanças tão grandes, que eu abandonei estes cronogramas. WBS? Estou há tempos tentando fazer um... mas o escopo está tão complicado e me falta conhecimento técnico na área que eu acabo sempre adiando. De fato, o planejamento é totalmente AD-HOC (sob demanda).

EXECUÇÃO: Afora as distrações das equipes citadas anteriormente, eu acredito que todos tem capacidade para desenvolver suas tarefas. Falta apenas um pouco mais de foco para eles produzirem mais. Temos um grande problema na execução que é o fato de surgirem demandas paralelas ou secundárias. Não existe nada mais constrangedor do que solicitar algo totalmente fora do projeto para um desenvolvedor. Ele fica totalmente à deriva... sem saber o que priorizar. Isso é uma prática comum dos meus diretores, já que eles não vivenciam o ambiente da empresa. Como eu disse, temos sempre vários projetos... mas não nos focamos para gerar um produto de uma vez por todas.

CONTROLE: Aqui eu confesso que pequei, por muito tempo. Já vi gente ficar sem nada para fazer durante 1 semana e não tomei nenhuma atitude. Já vi gente realizando atividades fora do escopo e não tomei atitudes. Mas estou mudando... aqui entra um pouco a questão de LÍDER. Muitas vezes me deparei com situações em que eu não sabia o que um ou outro estavam fazendo. Não temos métricas para mensurar qualquer coisa que seja. Como eu disse, é tudo AD-HOC.

PRIORIZAÇÃO: Prioridade é uma palavra que não é muito utilizada na empresa. Nossas prioridades são teóricas e geralmente são definidas sem um embasamento correto.

REQUISITOS, ESCOPO, ETC: O projeto ao qual eu respondo, não foi concebido por mim. Ele teve uma concepção MUITO mal feita, tendo atualmente sobrado apenas a idéia... praticamente todo o resto foi modificado. Isso vale para diversos outros projetos: os requisitos mudam frequentemente. Isso é algo normal em projetos de TI, nós sabemos. Porém, a grande maioria das mudanças poderiam ter sido analisadas anteriormente (má concepção) ou então não são bem explicadas (quem nunca se deparou com um diálogo com um chefe ou cliente assim: "Vocês tem que mudar este documento." "Ok. Como tu quer que eu mude?" "Escreve mais." "....." ).

EMPRESA x GRUPO DE PESQUISA: Como lidar com uma empresa que tem forte ligação com um grupo de pesquisa da universidade? Como lidar com recursos que atendem às duas partes? Como lidar com um diretor "não-oficial" que solicita diversas atividades relacionadas ao grupo e não à empresa? Como lidar com diretores "oficiais" que de vez em quando parecem deixar a empresa em segundo plano?

RECURSOS: Em relação aos recursos computacionais da empresa, está tudo bem. O problema são nossos recursos humanos. Os desenvolvedores são todos graduandos, que estão no máximo no 5 ou 6 semestre da faculdade. Faixa dos 19-22 anos. Que constantemente são solicitados a realizar atividades que não condizem com suas capacidades (escrever documentos de especificações extremamente técnicas ou então realizar pesquisas de assuntos que são teses de mestrado e doutorado!!). Todos nós já tivemos essa idade... e sabemos como pensamos.

Enfim, este foi um pequeno raio-x da minha empresa. Agora que vocês já estão situados, vou começar a falar das minhas intenções.

Apresentação

Olá, pessoal.

Acredito que uma das melhores utilidades de um blog é a possibilidade de expôr aos interessados (e possivelmente haverão interessados - espero!) experiências pessoais e profissionais, servindo como base para futuras decisões.

Partindo deste princípio, minha idéia com este blog é apresentar desde o começo um dia-a-dia na minha empresa com o início de uma implantação de uma mudança de filosofia, ou seja, com um gerenciamento de projetos de fato. Quero expôr aqui as dificuldades, as mudanças, os conflitos, os acertos, os erros... enfim. Minha experiência.

Não utilizem este blog como fonte do que é certo ou errado. Bem pelo contrário! Eu sou um gerente de projetos com pouca experiência, no momento em que escrevo este blog. Tenho aproximadamente 1 ano e meio de experiência de fato, mas pouco mais de 2 anos lendo e participando de eventos relacionados. Já tive a oportunidade de frequentar cursos com pessoas importantes na área como o Mauro Sotille. Já assisti palestras do Ricardo Vargas e do Andre Barcaui, este último que tem um foco que fecha bastante com o que eu pretendo na área: recursos humanos.

Concluíndo, pessoal. Este será um diário das minhas experiências com a implantação desta nova metodologia de gerenciamento. Espero que vocês aproveitem e que sirva de aprendizado para algumas pessoas.

As postagens serão 90% relativas ao meu trabalho, podendo de vez em quando surgir algum artigo ou uma divagação minha. Tentarei ser bastante frequente aqui, não se preocupem.

Um grande abraço!!
Flávio