Retrospectiva do projeto (lições e prática)

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Conforme dito, vou passar aqui alguns itens citados na retrospectiva do meu projeto.

A retrospectiva abrangiu o projeto como um todo (2 anos) e infelizmente não pôde contar com todos os envolvidos (faltou o chefe/cliente e um membro da equipe).


Apresentação


O processo da retrospectiva foi realizado em dois momentos. No primeiro momento, uma linha do tempo que abrangia todo o projeto foi desenhada. A partir disso, foram sendo citados os eventos que ocorreram durante o projeto, numa espécie de brainstorming. Estes eventos eram colocados em ordem da data em que aproximadamente ocorreram.

Após este levantamento, alguns eventos foram excluídos por serem “duplicatas” ou então por serem conseqüências de alguns itens citados.

O segundo momento foi a divisão entre o que foi bom e o que não foi legal no projeto, e a classificação de cada um dos eventos nesse quadro comparativo. Para cada evento também eram analisados alguns fatos, como comentários sobre o evento, causas e conseqüências. Alguns eventos também foram discutidos pela equipe, apenas como relembrança.

Ambos os processos foram fotografados para posterior documentação. Este documento apresenta estes eventos classificados em “o que poderia ter sido melhor” e “o que foi bom”, com comentários do autor do documento (Flávio, gerente do projeto). Alguns outros itens foram incluídos pelo gerente posteriormente.

A figura abaixo demonstra a organização da retrospectiva.

Este post pode (e deve) ser usado como referência para futuras tomadas de decisão, sendo um excelente repositório de lições aprendidas na prática. Use-o para refletir se suas decisões e atitudes podem ou não causar os mesmos estragos ou oportunidades aqui descritos.

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O que poderia ter sido melhor

• Utilização do conceito Waterfall, como engenharia. A utilização do waterfall (concepção, análise, desenvolvimento e finalização) se mostrou bastante inútil para nosso projeto. Houve uma perda de tempo enorme uma vez que o desenvolvimento já poderia ter sido iniciado muito anteriormente.
• A não utilização do Wiki como ferramenta. A idéia do Wiki como repositório de conhecimento foi muito boa. A ferramenta é fácil de usar e bastante simples. Infelizmente não houve uma cultura (e cobrança) para que o uso fosse disseminado.
• Muito tempo na fase de concepção. Seguindo o modelo Waterfall, a equipe acabou levando muito tempo na fase de concepção. Houve muita desorganização, apesar do documento de concepção ser bem completo (e boa parte estar defasada já).
• Equipe muito grande. Houve muita desorganização no começo. O projeto começou inicialmente com 8 desenvolvedores, um gerente e um coordenador. Ficou evidente que o ideal seria uma equipe com 4 desenvolvedores no máximo (finalizamos com 3).
• Software poderia ter iniciado logo depois da concepção. Perdeu-se muito tempo para modularizar e definir de fato o software embarcado, uma vez que tivemos muito foco no hardware. Posteriormente ficou evidente que pelo menos dois ou três módulos poderiam ter sido iniciados logo após a concepção.
• Utilização do Status Report semanal. O documento, apesar de boa intenção para identificar as tarefas realizadas pela equipe, se mostrou bastante burocrático e ineficaz. Boa parte do resultado que desejava se atingir com ele, poderia ter sido feito com mais reuniões e com a cobrança da gerência.
• Escopo muito solto. Por muito tempo o projeto teve um escopo muito “solto”, ou seja, não se sabia ao certo o que iríamos produzir. Isso custou tempo, foco e afetou a produtividade. Deveria ter havido mais cobrança junto ao cliente para formalizar o escopo.
• Tentativa de utilização de um TCC como hardware do projeto. Perdeu-se algum tempo com a idéia de usar como placa-mãe um trabalho de TCC de alunos. A idéia era muito boa, mas mostrou-se ineficiente (já que os alunos pediram um valor altíssimo pelo projeto).
• Falta de datas (deadlines). Por diversas vezes a equipe sentiu a necessidade de vislumbrar uma data final para a realização de alguma atividade. Faltou cobrança e planejamento, muito devido ao escopo “solto”. Isso acabou levando a equipe a também se comportar de forma mais “solta”.
• Curso extraprojeto com membros da equipe. O curso, além de ser muito ruim – na opinião dos dois – ainda demandou que dois membros da equipe saíssem por alguns dias do projeto para aprenderem sobre uma tecnologia que nada agregaria ao projeto. Além disso, o projeto em que seria usado o que foi aprendido no curso, acabou sendo abandonado.
• Documentação do projeto. Por diversas vezes a equipe foi cobrada para realizar a documentação do projeto. O documento foi desenvolvido, mas sempre foi desaprovado pelo cliente. Infelizmente faltou, por muitas vezes, um norte para que a equipe desenvolvesse o que o cliente queria (lhes foi dito que a documentação deveria permitir que até mesmo uma empregada pudesse montar o sistema). A falta de norte também levou a produção de uma documentação acadêmica e desnecessária, que não agregariam nada ao projeto em si. Perderam-se meses nesta documentação, levando a desmotivação de todos (equipe e cliente). Por diversas vezes a aprovação da documentação ficou pendente por muito tempo, levando todos a questionar se essa documentação era realmente importante.
• Falta de definição de papéis. O coordenador do projeto trabalhou no projeto como coordenador, especialista e cliente. Isso confundiu bastante a equipe e o próprio coordenador, por diversas vezes.
• Coordenador segurou as compras durante o desenvolvimento. Apesar de ter sido uma ótima decisão no início do projeto, a insistência na decisão de só comprar os componentes após a documentação ter sido finalizada acabou atrasando bastante o projeto, uma vez que a documentação foi problemática (conforme citado anteriormente). Alguns módulos e ferramentas poderiam ter sido adquiridos para o início da produção. Essa falta de materiais “tangíveis” do projeto, gerou um pouco de desmotivação no projeto.
• Falta de aproximação do coordenador com a equipe. Por ser o especialista do projeto, poderia ter tido uma participação mais efetiva no projeto, onde algumas coisas poderiam ter sido agilizadas.
• Reuniões sem agenda. Diversas reuniões foram realizadas sem uma agenda para ser seguida, o que levou a falta de foco e decisões.
• Reuniões de acompanhamento e de escopo. Por diversas vezes as reuniões de acompanhamento (onde também eram discutidas algumas idéias de escopo) foram muito problemáticas. Por um período grande, o cliente decidia por uma funcionalidade ou componente, para na outra semana desistir. Ou então sugeria algumas funcionalidades interessantes, mas que fugiriam do real objetivo do projeto (ex: capacete 3D!). A desmotivação de ambas as partes, ao final das reuniões, era visível.
• Mudança da empresa para o laboratório. Essa decisão foi bastante criticada por todos os integrantes da equipe. Na empresa, a equipe mantinha-se mais focada e produtiva. No período ainda estava sendo implantado o SCRUM, o que causou uma grande mudança no projeto. A mudança para o laboratório reduziu muito a concentração, foco, comprometimento e a produtividade da equipe. Isso foi dito pelos próprios.
• Comunicação ineficaz. A comunicação foi sempre um problema no projeto. Diversas decisões eram tomadas sem que os envolvidos tivessem conhecimento. Recursos específicos do projeto eram solicitados para outros projetos, decisões de escopo eram tomadas sem consulta a equipe e gerência, poucos sabiam ao certo o que o outro deveria fazer, papéis e responsabilidades eram incertos. A comunicação foi bastante maximizada com a utilização do SCRUM, isto sendo bastante evidenciado pela equipe.
• Mau uso de alguns recursos. Por diversas vezes ocorreu um mau uso dos recursos do projeto. Financeiramente falando, o projeto poderia ter sido mais bem planejado e executado (algumas compras foram feitas na correria, devido aos prazos). Também ocorreram situações onde recursos do projeto (materiais e humanos) foram usados em outros projetos, com perda de foco e tempo. Além disso, a equipe poderia ter utilizado com mais responsabilidade alguns recursos do projeto, como ocorreu no caso onde o Valter, por acidente, formatou o seu “home” do computador. Não ocorreu uma perda crítica de conhecimento, porém o tempo para restaurar isso foi bastante grande para a situação em que o projeto se encontrava.
• Aumento dos salários como motivação. Isso foi uma lição aprendida na prática, embora pudesse ter sido evitada. O aumento dos salários, que foi usado como questão motivacional, não surtiu o efeito desejado. Em um projeto como o Agritec, o impacto só foi sentido devido ao atraso no cronograma. Porém, deve-se evitar isso. A motivação se dará por diversos outros fatores como técnicas de empowerment, feedback, etc.
• O projeto em segundo plano, em algumas vezes. Por diversas vezes, mesmo com alguns prazos apertados, a equipe decidiu por dar prioridade aos estudos e a questões pessoais em detrimento ao projeto. Isso gerou por um período, um certo mal estar, mas por pelo menos uma vez, um feedback da gerência foi suficiente para a retomada. Porém, o sentimento de que “poderia ter havido maior comprometimento” ficou evidente.

O que foi bom

• O coordenador segurou as compras no início. A decisão de segurar as compras no início do projeto, indo contra a ansiedade da equipe, foi excelente. Diversos componentes solicitados, na época, se mostraram inúteis no projeto, o que seria um gasto desnecessário.
• Saída de alguns membros da equipe. Alguns membros da equipe (não terão os nomes citados) reduziram os conflitos dentro do projeto, o que melhorou o foco e a cumplicidade.
• Mudança do laboratório (antigo) para a empresa. A mudança para a empresa possibilitou a equipe sentar junto. A comunicação melhorou e o comprometimento também, apesar de algumas ressalvas no período “pré-SCRUM”. O ambiente de trabalho melhorou consideravelmente.
• Reunião semanal de pesquisa. Uma reunião semanal, no início do projeto, foi uma idéia válida para alinhar a pesquisa de todos. Infelizmente algumas pessoas não levavam a sério, o que tornava esta reunião apenas uma burocracia. A idéia foi melhorada posteriormente.
• Mudança do foco (não produzir o GPS). A idéia inicial de produzir um GPS felizmente foi abortada. Dificilmente teríamos uma precisão decente para o projeto. A idéia foi abortada logo, o que evitou a perda desnecessária de tempo.
• Produção do documento de concepção. Embora tenha sido detalhado demais, o documento possibilitou naquele momento a consolidação da pesquisa inicial realizada. Além disso, serviu como nivelamento para possíveis novos integrantes. De ruim, apenas o tempo que se levou produzindo o mesmo e também o caráter “completo” que ele possuía, com muitas informações que não seriam aplicáveis com o tempo.
• Feedback aplicado na parte inicial do projeto. Infelizmente por apenas uma vez, o Flávio e o coordenador realizaram um feedback com a equipe. A idéia foi de entrevistar cada membro da equipe para identificar problemas e necessidades que a equipe enfrentava. Foi interessante e útil para identificar conflitos, até então não conhecidos. A idéia de usar o feedback foi elogiada pela equipe.
• Primeira versão do SCRUM. A implantação do SCRUM pelo Flávio teve um impacto extremamente positivo. Ficou muito mais claro para todos quais eram suas responsabilidades, quem estava sub ou super alocado, a comunicação melhorou muito e a freqüência também. A primeira versão do SCRUM foi uma versão adaptada (que não é exatamente como deveria ser o SCRUM) com uma taskboard onde havia nomes (linhas) e situação da tarefa (colunas). Reuniões diárias e retrospectivas foram utilizadas com sucesso (veja abaixo).
• Reuniões diárias. As reuniões diárias foram uma das grandes mudanças que ocorreram para maximizar a comunicação do projeto. Através das três perguntas que cada pessoa da empresa respondia (na 1ª versão, inclusive os não integrantes do projeto) que eram “O que você fez ontem? O que pretende fazer para hoje? Quais seus impedimentos?” possibilitou criar cumplicidade na equipe e também a realidade de todos saberem o que o colega ao lado estaria fazendo. A implantação de um horário fixo para a reunião, no início dos trabalhos, fez com que a freqüência passasse a ser muito maior, evitando o “trabalho em casa”. Foi possível identificar alguns focos de problemas também, que foram resolvidos com o tempo. Além disso, segundo a própria equipe, as reuniões melhoraram a cobrança interna entre eles.
• Descontração no ambiente de trabalho. O “carro-chefe” desse item é o cofrinho em forma de porco, que foi comprado com a idéia de que quem chegasse atrasado nas reuniões pagaria 50 centavos ao porco. O dinheiro, no final do mês, era revertido na compra de comes e bebes para uma confraternização e retrospectiva do projeto (que ocorreu muito pouco, apenas duas vezes). O porco serviu para deixar o ambiente mais leve e divertido, e contribuiu muito para manter a moral da equipe elevada. Deve-se estudar para buscar alternativas!
• Retrospectivas. As primeiras retrospectivas foram importantíssimas para avaliar a situação do projeto, seja em relação ao escopo, cronograma e processos, seja em relação a equipe, comunicação e infra-estrutura. Logo na primeira retrospectiva foi evidenciado que a infra-estrutura da empresa, para a produção do projeto, era quase nula. Faltavam ferramentas e materiais simples (como canetas para o quadro branco). Também foi possível identificar as necessidades das equipes (descontentamentos, por exemplo) às necessidades do projeto, sempre que possível. As retrospectivas, posteriormente, acabaram ERRÔNEAMENTE ficando em segundo plano. Mas a última, que avaliou o projeto e gerou este documento, foi muito bem sucedida.
• Melhora na infra-estrutura. Este era um dos maiores problemas do projeto: a falta de material e ferramentas para a realização de diversas tarefas. Por muito tempo, por exemplo, ocorreu uma improvisação absurda com a utilização de canivete suíço e até moedas, como chave de fenda. A partir da primeira reunião de retrospectiva onde isso ficou evidente, o Flávio solicitou a equipe que levantassem tudo o que precisaria para o projeto. Após a listagem completa, deliberadamente foi com um membro da equipe até uma loja especializada onde comprou todos os itens da lista. De um dia para o outro a empresa possuía ferramentas para o projeto (e outros também). Isso ocorreu por diversas outras vezes. Talvez não tenha sido a forma ideal (pode-se ter gasto a mais em alguns itens – o ideal seria pesquisar preços), mas naquela situação específica a mudança precisava ser rápida. E o resultado foi excelente.
• Visita do pessoal da agricultura (clientes finais). A possibilidade de conversar diretamente com os usuários finais do projeto fez com que fosse possível ter uma visão bem mais próxima da real necessidade do projeto. O escopo foi priorizado e modificado para atender ao máximo as necessidades dos agricultores. Ter uma aproximação junto aos usuários finais é sempre uma excelente idéia para agregar aos projetos. Graças à visita foi possível identificar que as trajetórias retilíneas não poderiam atender as necessidades deles. Essa informação possibilitou a abertura do escopo para trajetórias curvilíneas.
• Visita à Empresa Especializada no assunto. Assim como no caso do pessoal da agricultura, a empresa especializada foi uma grande parceira no projeto, trazendo idéias inovadoras que o produto poderia possuir. A maioria acabou não podendo ser implantada, mas possibilitaram a citação como funcionalidades futuras, dando um caráter inovador ao produto.
• 2ª versão do SCRUM. A implantação da segunda versão do SCRUM, agora mais aderente a prática real, tornou o processo mais auto-suficiente e seguro. Algumas técnicas novas foram aplicadas e garantiram excelentes resultados.
• Planning Poker. Essa foi uma das técnicas que foram utilizadas na 2ª versão do SCRUM. Foi usada apenas uma vez, mas possibilitou a visualização por parte da equipe e do cliente de como os dois pensamentos da complexidade do projeto estavam distantes. A maioria das funcionalidades era tida como “simples” pelo cliente e como “difíceis” pela equipe. Essa técnica auxiliou o cliente a desistir de algumas idéias e funcionalidades para a versão inicial do projeto.
• Finalização do 1º protótipo do painel. A realização deste primeiro protótipo começou a ser definida com a melhora na infra-estrutura do projeto. Foi um grande marco no projeto ter esse protótipo funcionando, pois evidenciou que estávamos no caminho certo e que toda pesquisa não havia sido em vão. A necessidade de ter algo tangível em um projeto ficou claramente exposta aqui. Além disso, possibilitou a realização dos primeiros testes reais.
• Contato com empresas para solução Kalman. O contato com empresas especializadas, em forma de parceria, possibilitou o abandono da idéia de usar a tecnologia de Kalman no projeto o que, segundo os próprios donos da empresa, era inviável devido ao alto custo e complexidade.
• Uso do Doxygen como documentação de software. A utilização do sistema “Doxygen” para documentar o software do projeto foi muito boa. O sistema gera uma documentação com base nas funções e comentários direto no código, o que facilitou muito a manutenção do projeto. Ele também acabou forçando a equipe a comentar muito o código, o que tornou um código que seria bastante complexo em algo um pouco mais “tragável”.
• Mudanças internas no laboratórioA mudança de alguns mestrandos de dentro do laboratório para fora tornou o ambiente um pouco mais favorável à concentração. Infelizmente, segundo a equipe, ainda não está o ideal.
• O sucesso da feira que apresentou o produto. A realização de um evento como marco no projeto, como foi a feira realizada no início de Julho/08 se mostrou como uma excelente forma de motivar o time a atingir o resultado. O bom planejamento que foi realizado para o dia, com a finalização do protótipo físico (para demonstração), a criação de um programa que simulava o projeto, textos e banners informativos e um vídeo demonstrando todo o processo de criação tornou o projeto um dos mais bem planejados e representados na feira, sendo bastante elogiado pelos avaliadores.
• O comprometimento com a deadline, pela equipe. Nos dias finais que antecederam a feira citada acima, a equipe não se preocupou em trabalhar inclusive à noite e sábados e domingos para entregar o projeto funcional. Isso demonstrou uma capacidade de comprometimento da equipe, com o projeto, que deveria ser um exemplo. A decisão de fazer isso partiu da própria equipe. Muito embora por diversas vezes o projeto tenha ficado em segundo plano (devido a situações pessoais e de estudos), essa demonstração de comprometimento demonstrou como um projeto pode deixar de ser apenas trabalho para se tornar parte da realização pessoal de uma equipe.

Conclusão

Apesar de esta retrospectiva ter sido realizada pelo gerente do projeto e por dois membros da equipe, com a ausência do coordenador e de outro membro, ficou demonstrada a importância da realização de uma retrospectiva para analisar o projeto durante um período. Diversas questões problemáticas poderiam ter sido solucionadas se fossem identificadas mais rapidamente. E diversas questões benéficas poderiam ter sido potencializadas se tivessem sido percebidas com mais antecedência.

Para os próximos projetos as retrospectivas devem ser feitas mais frequentemente e, além disso, as lições relevantes devem ser documentadas e divulgadas para as demais equipes. Algumas lições poderão auxiliar a todos a atingirem um padrão de processo, além de evitar erros comuns que já possam ter sido cometidos por outras equipes.

Neste processo de retrospectiva do projeto poderia ter identificado planos de ação para os problemas levantados, mas nessa retrospectiva específica isso não foi utilizado. Porém é importante pensar em planos de ação para evitar que problemas ocorram ou voltem a ocorrer, funcionando como uma espécie de gestão de riscos do projeto.

No final, a equipe que participou da retrospectiva levantou 24 problemas e 27 coisas boas que ocorrem no projeto (algumas não citadas aqui no post do blog).