Nossa primeira reunião de avaliação

Bem, acabamos de ter nossa reunião. Eu organizei a reunião da seguinte forma: dei um papelzinho em branco para cada um dos sete membros da equipe para eles listarem os pontos positivos e os negativos, que eles viam na empresa, durante os últimos meses. Eles teriam que indicar um "+" como sendo positivo e um "-" como sendo negativo.

Como eu esperava, tivemos mais negativos do que positivos. Para tornar mais interessante e descontraído, definimos que o que era positivo seria "EXCELENTE" (como o Sr. Burns fala) e se fosse negativo, seria "DUH!", como o Homer fala.

De positivo, tivemos muitas coisas relativas ao relacionamento entre as pessoas. Listando:

+ Relacionamento entre o pessoal

+ Organização e divisão de tarefas

+ Ambiente agradável

+ Equipe com bons conhecimentos

+ Resolução de conflitos

+ Liberdade para tomada de decisões

+ Flexibilidade de horário.

Eu tratei de citar, como sendo interessante para discutirmos, a organização e divisão de tarefas, o ambiente agradável e a liberdade para tomada de decisões. Citei que isso ficaria melhor ainda com as nossas reuniões diárias e o painel de atividades, onde poderíamos visualizar onde estamos, como estamos, o que cada um está fazendo, etc.

Como pontos negativos, foram citados os seguintes itens:

- Mudança de rumo frequente

- Disponibilidade de equipamentos

- Cadeiras ruins

- Falta de comunicação entre diretoria e equipe

- Falta de objetivos claros

- Desculpas para falta de produtividade

- Demanda alta de atividades

- Falta de produtos (muitos projetos e nenhum produto)

- Necessidade de dividir a empresa do grupo de pesquisa

Algumas dessas atividades se relacionam, como a falta de objetivos, demanda alta de atividades, mudança de rumo e comunicação. Identificamos as relações para então decidirmos quais atividades principais iríamos elaborar um breve plano de ação para resolvermos.

Os planos de ação seriam os seguintes:

Mudanças frequentes de rumos
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1) Formalizar as decisões tomadas no período
2) Formalizar as reuniões (periódicas, pautadas e com tempo e objetivos determinados)
3) Evitar a perda de foco (não serão discutidos assuntos fora de pauta)

Necessidade de dividir a empresa do grupo de pesquisa
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1) Formalizar as demandas relacionadas à empresa e ao grupo de pesquisa
2) Priorizar as demandas e atividades
3) Definir os rumos a serem tomados
4) Realizar uma reunião com a diretoria para expôr o problema
5) Identificar e indicar um responsável para assumir as funções secundárias do grupo de pesquisa
6) Definir a infra-estrutura que faz parte da empresa e do grupo (servidor, por exemplo)

Disponibilidade de equipamentos
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1) Listar os componentes/equipamentos de primeira ordem (ou seja, os realmente necessários)
2) Apresentar a lista à diretoria e justificar a compra


Após esta atividade, resolvi discutir com eles de fato o que eles acharam da experiência desta semana. Todos, sem exceção, aprovaram a mudança e citaram como positivo a possibilidade de visualizar as atividades como fato mais importante.

Enfim, posso dizer que é visual a mudança de postura da equipe nesta semana. A motivação aumentou muito mais. Eles agora se sentem mais amparados, sabendo que eu (e posteriormente, espero, a diretoria) farão o necessário para deixá-los mais aptos a produzirem cada vez mais. Como isso depende MUITO da motivação, acho que temos meio caminho andado.

Obviamente, como toda metodologia de qualidade prega, nunca se chega aos 100%... pois precisamos estar sempre melhorando.

A minha idéia agora é manter esses pontos levantados e na próxima reunião, agora daqui a quinze dias, discutirmos se os pontos positivos foram mantidos e se os negativos foram resolvidos.

Implantar uma metodologia ágil, em um ambiente de projetos problemáticos (como é ainda o caso aqui da empresa) ajuda e MUITO a mudar a filosofia da equipe. Cabe agora ao gerente de projetos (ou Scrum Master) manter esse pique e cada vez melhorá-lo quando puder.

Finalizo com uma frase que li, se não me engano, no livro do "Monge e o executivo" a qual me marcou muito e tem bastante a ver com essa mudança.

"Não exija que os seus subordinados sejam perfeitos. Façam com que eles se sintam aptos a produzir o melhor possível, sempre".