Primeiro contato da equipe com a mudança...

Hoje não tivemos uma "Daily Meeting" propriamente dita. Eu fiz questão de apresentar a mudança para a equipe e discutimos um pouco sobre alguns aspectos como horário, local, etc.

Eu havia enviado um email anteriormente falando que todos deveriam estar às 14h na empresa para termos nossa reunião. Cheguei lá às 13h30 e faltavam duas pessoas. Uma delas, o VT, famosa por ser perdida com horários acabou se atrasando mesmo... a outra, o CB, mora em outra cidade e geralmente tem problemas para chegar mais cedo.

Com a equipe não estando completa e como tínhamos uma reunião com nosso chefe às 15h, decidi adiar a reunião para as 16h, com a certeza que todos estariam lá.

Pois bem, felizmente após a reunião, retornamos para a empresa e a equipe estava completa. Como eu disse, da equipe de desenvolvimento temos 3 trabalhando em um projeto apenas e 2 trabalhando em dois projetos (em paralelo)... mais um ponto para ajudar na confusão :)

Deixei o pessoal descontrair um pouco depois da reunião. Eles estavam preparando um chimarrão, então decidi não iniciar a reunião naquele momento pois sabia que o resultado não seria bom. Aproveitei para atualizar os emails (tinham algumas questões pendentes).

Às 16h15 iniciei a reunião. Eu já havia escrito o que iria dizer (faltou um bom powerpoint ali para facilitar! Lições aprendidas............) então fui seguindo o roteiro.

Inicialmente expliquei que as Daily Meetings fazem parte do processo de metodologias ágeis (SCRUM, principalmente) e que estava tomando a decisão de incorporá-la em nosso dia-a-dia como forma de facilitar diversos pontos do nosso trabalho. Expliquei que era importantíssimo definirmos um horário e local fixos. Questionei sobre a necessidade de termos na 2a feira um horário alternativo, devido ao CB que mora em outra cidade. Ele mesmo se prontificou em afirmar que não haveria problemas em deixarmos a reunião em um horário cedo.

Definimos então que as nossas reuniões aconteceriam na empresa, às 14:15, todos os dias.

Expliquei então o conceito das três perguntas que todos iriam responder.

a) O que eu fiz ontem?

b) O que farei hoje?

c) Quais são meus impedimentos?

Vi que a palavra "impedimento" acabou gerando algumas "levantadas de sombrancelha"... então tratei de explicar o conceito posteriormente.

Expliquei os objetivos que eu pretendia atingir com esta reunião (os mesmos citados no post anterior). Todos balançaram a cabeça concordando com tudo.

Expliquei então as regras. Definimos as seguintes regras:

1) Atrasados ou ausentes devem pagar uma "prenda". Foi definido, no nosso caso, que em caso de ausência e atraso, o valor a ser pago será de 50 centavos para o nosso "porquinho-aranha" (em homenagem ao filme dos Simpsons!).

2) Quem não puder comparecer à reunião, DEVE OBRIGATORIAMENTE enviar o seu status por alguém da equipe, por email, ou por código morse, se for o caso! Mas DEVE relatar seu status.

3) Todos membros da equipe devem falar. Sem exceções.

4) A reunião não é uma prestação de contas com o gerente. É um momento de integração e de "acerto de ponteiros" entre a equipe. Dessa forma, diariamente todos saberão o que estão fazendo e o que precisa ser feito. (procurei enfatizar MUITO este conceito, pois sei que ele não será assimilado no começo).

5) Quando uma atividade requerer apoio de outros membros da equipe, esta conversa deve ser realizada após a reunião e deve ser sinalizada posteriormente ao gerente (a titulo de informação).

6) O gerente, caso tenha que se ausentar, irá indicar um representante para conduzir a reunião. A reunião irá ocorrer SEMPRE. Caso o gerente (ou o líder da reunião) se ausente ou se atrase, irá pagar 1 real, ou seja, 2x o valor da "prenda".

Ou seja, de forma divertida definimos a questão da prenda que foi prontamente aceita por todos. A brincadeira acabou sendo que o VT, que costumamente chega atrasado (é daqueles que dorme de dia e vive de noite) iria já fazer todo o pagamento adiantado para evitar problemas... hehe de fato, acho que isso iria facilitar (brincadeira!). Definimos também que o valor desta prenda será destinada para a nossa reunião de avaliação mensal (Montly Meeting) onde teremos uma confraternização com um pequeno coffee break. Acho que será um momento interessante, futuramente.

Como eu mencionei anteriormente, fiz questão de citar o que são os "impedimentos". Em linhas gerais:

a) Conflitos de ordem pessoal.

b) Assuntos demasiadamente técnicos.

c) Discussão de problemas.

d) Impedimentos que fujam ao alcance do gerente (problemas pessoais, por exemplo).

Para facilitar, dei alguns exemplos práticos que já ocorreram, para cada um dos itens. Acho que me fiz entender.

Por fim, tratei de usar alguns conceitos explanados pelo Alexandre Magno em seu artigo "As armadilhas das reuniões" e citei os seguintes:

# Não é a "hora do café", ou seja, não é uma reunião para ser realizada na rua, na padaria ou em qualquer outro lugar, fora do horário. Temos horário e lugar fixo.

# Não é uma mesa redonda de futebol, ou seja, só serão discutidos assuntos dos projetos.

# Não é opcional, ou seja, as reuniões diárias ocorreram DIARIAMENTE.

# Não é conversa sobre relação, ou seja, não entraremos em aspectos técnicos, relacionais ou desabafos. Seremos objetivos e focados em assuntos relacionados a nossa produtividade.

# Não é um julgamento, ou seja, a equipe estará se reportando à própria equipe e não para o gerente.

# Não é um processo imutável, ou seja, podemos e DEVEMOS melhorar este processo de forma a cada vez melhor atender nossas necessidades.

Obviamente, notei que após tanto falar, o pessoal já estava meio que inquieto. Lembro que minha equipe é composta por jovens (todos técnicos estudando engenharia da computação), então eles já possuem uma barreira no cérebro contra as áreas de humanas (brincadeira!). Aprendi que terei que usar uma apresentação PPT e incentivar a interação com eles, de forma a manter a atenção quando houver este tipo de reunião (e muitas virão!).

Notei que eles acharam a idéia bastante interessante. Pronunciei bastante as palavras PRODUTIVIDADE, MOTIVAÇÃO e COMPROMETIMENTO de forma que eles entendessem a relação entre elas e o que estavamos conversando.

Após isso, tratei de explicar com os que se mantinham interessados em discutir o assunto, como estava planejando utilizar o nosso painel de atividades, um processo adaptado também do SCRUM. Iremos adaptá-lo à nossa necessidade. A minha idéia é que o painel apresente as seguintes características: nome da tarefa, responsável, prioridade, data inicio, data fim, situação (todo, doing, done) e, por fim, que também agregue duas características extras: a identificação de tarefas não previstas e a dependência entre elas.

Dessas características, a única que nós não conseguimos chegar a um resultado interessante foi para a prioridade. Eu questiono então aos meus colegas, é interessante identificar a prioridade das tarefas com o painel de atividades?

Em linhas gerais finalizei falando sobre as duas reuniões que também pretendo implantar, a WEEKLY MEETING (semanal ou quinzenal) e a MONTLY MEETING (mensal ou bimestral) , onde abordaremos as lições aprendidas e planejaremos e priorizaremos o próximo ciclo (semanal/quinzenal ou mensal/bimestral), com a diferença que as mensais terão uma confraternização e tentarei que a direção participe.

Para acabar, posso dizer que o saldo foi interessante. Acho que o pessoal assimilou bem a idéia (passei um email revisando tudo o que havíamos discutido, ainda por cima). Acredito que as primeiras experiências serão complicadas, já que se trata de uma mudança de conceito... mas ainda assim acho que em duas semanas no máximo estaremos com isso dentro da nossa rotina.

Esta foi a apresentação. Foi melhor do que eu esperava, mas com um PPT poderia ter sido mais eficaz ainda, na minha opinião :)

Um abraço e continuem comentando! Irei abrir um tópico para responder aos comentários.