Ontem decidi que, afora os projetos da empresa para serviços e produtos, irei gerenciar um projeto para a implantação de uma intranet e/ou portal coorporativo na empresa.
Tenho vivenciado muito na prática que nossa empresa e laboratório de pesquisa, sendo orientados ao mercado de tecnologia da informação, necessita muito de conhecimento para funcionar. Infelizmente, a maioria dos projetos possui uma documentação fraca. Além disso, muitas decisões são tomadas informalmente e acabam se perdendo com pouco tempo. Soma-se a isto o fato de que dados essenciais para tomadas de decisão ou até mesmo informações simples, como o email de algum cliente ou um documento de apoio, são centralizados e geralmente não acessíveis para os demais.
Eu imagino que a grande maioria das micro e pequenas empresas (e até muitas médias) vivenciem a mesma situação. Como lidar com isso? A questão é a aplicação da gestão do conhecimento.
Infelizmente a gestão do conhecimento não é trivial. É preciso lidar isso como um real projeto, com conhecimento das necessidades reais, um bom planejamento e uma implantação gradual, aliado a uma correta gestão de mudança (afinal, sabemos que não é possível implantar uma intranet perfeita se as pessoas não colaborarem e utilizarem o sistema!).
Os problemas que eu vejo para alcançar o sucesso neste projeto? Tempo, buy-in e compromisso. O tempo será um obstáculo bem grande. Como não estarei sozinho no projeto e dependerei da ajuda de outras pessoas, terei que contar que estas pessoas realmente arranjem um espaço para se dedicarem as atividades que envolverão. O buy-in, ou seja, a idéia de vender o conceito para a empresa, é outro obstáculo: a gestão do conhecimento é algo não mensurável e não tangível. Apesar das vantagens óbvias que o projeto trará para a empresa, a equipe e a diretoria terão dificuldades em vislumbrar de fato isso ocorrendo, pelo menos durante e um curto período após a implantação. E o comprometimento está ligado aos dois conceitos anteriores. Será difícil fazer a equipe de desenvolvimento se dedicar mesmo que seja part-time ao projeto, sendo que não será algo que causará um impacto real a algum cliente, já que será um projeto interno.
Apesar destes obstáculos, eu estou confiante. Mesmo avaliando a complexidade em garantir informações de qualidade na intranet, tenho esperança que a implantação será um sucesso. Vamos ver como me saio. Prometo dar um status do projeto periodicamente aqui.
E você, leitor? Já participou de um projeto similar em sua empresa? Como vocês lidam com a gestão do conhecimento? Existe alguma formalidade? Comente aí!
Um grande abraço
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3 comentários:
Flávio, leio seu blog frequentemente, mas como o firewall da empresa bloqueia alguns endereços, fico impossibilitado de comentar algumas questões. Acho que o mais importante é a cultura da empresa em si. Concordo que não adianta nada implantar um super sistema de gestão de conhecimento sem que toda a equipe sinta-se sensibilizada a utilizá-lo. Talvez escrever tudo o sabe, seja muito complicado para desenvolvedores/analistas [sem contar seu péssimo português]. Já pensou na possibilidade de criar uma estrutura capaz de receber audios e videos das reuniões com clientes, sprints e afins? Na defesa de tese da minha graduação, desenvolvi uns capítulos sobre gestão do conhecimento e tive a felicidade de ter contato com um cara que é o guru do ensino a distância/gestão de conhecimento. Ele colocou que a leitura com bom entendimento é possível, mas muitas vezes seria necessário ter alguém responsável por escrever ou gerir todo o "conhecimento" que era inserido em um portal como este. Imagina você ter que revisar todos os comentários inseridos pela sua equipe... Trabalheira do caramba. Qualquer coisa entre em contato comigo por e-mail e vamos evoluir com essa discussão. Um abraço.
AH! Uma outra idéia que acabei de lembrar é da implantação de um "wiki", mas ainda sim seria necessária a revisão e acompanhamento do que é inserido. Um abraço
Oi Flávio,
Já passamos essa fase na SEA também. Chegamos a implantar um portal, que funciona até hoje, passou pelos seus momentos de uso intenso e agora está em "baixa" novamente.
O fato é que é trabalhoso manter algo atrativo se isso não fizer parte da rotina de trabalho de todos. Mesmo com nosso esforço inicial, com o tempo isso se degrada.
Estamos revisando essas questões, e estamos passar tudo agora para o Wiki que utilizamos (o Coral, feito por nós daseado no Tiddly Wiki).
É natural e rápido, e todos o acessam mais que a intranet.
Observamos que tudo que utilizávamos na intranet poderia ser disponibilizado lá, e assim evoluiríamos com a necessidade.
Como a empresa é pequena, acho que vai funcionar, mas acredito que para um porte pouco maior, a intranet ainda seja a solução mais adequada.
Abraço, parabéns pelo blog novamente.
Willi
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