Como planejei minha reunião anual da organização

Esse post é para aqueles que não tem a menor idéia de como fazer uma reunião anual da empresa, para avaliar o ano de 2007 e planejar o de 2008. Não pretendo dizer o que é certo ou errado, mas sim apresentar como eu planejei essa reunião. Sinta-se à vontade para adaptar essa estrutura ao seu gosto! :)

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Amanhã, sexta, teremos nossa reunião anual para avaliar o ano de 2007 e planejar o de 2008. Eu que convoquei a reunião, com a idéia de deixarmos bem claro o que todos nós pensamos, uma vez que são 7 stakeholders (incluindo gerentes, consultores, parceiros e chefes).

Reservei o turno inteiro da tarde para fazer a reunião. A idéia é torná-la bem ágil (vocês verão que há algo de - adivinhem - SCRUM! hehehe) e evitar a perda de foco. Ah, sim, e também a perda de informações.

A agenda foi definida dessa forma:

14h00 - 14h15 : Início da reunião e apresentação da estrutura que seguiremos
14h15 - 14h45 : Discussão sobre a relação grupo de pesquisa x empresa
14h45 - 15h45 : Retrospectiva 2007
15h45 - 16h00 : Intervalo
16h15 - 17h30 : Planejamento para 2008
17h30 - 18h00 : Encerramento

Discussão sobre a relação grupo de pesquisa x empresa:
O objetivo é deixar de forma clara para todos os envolvidos quais são as obrigações do GSE e quais são as obrigações da Innalogics. Como essa relação pode ser melhorada e otimizada para evitar sobreposições (recurso, infra-estrutura, etc.)

Retrospectiva 2007:
O objetivo é levantar o que fizemos de positivo neste ano que passou, o que podemos melhorar para o ano que vem e quais são as melhorias concretas que planejamentos atingir para 2008 (metas). Os pontos que serão discutidos são: infra-estrutura + ambiente ; atividades +
processos ; recursos humanos + comunicação. Levarei no dia algumas sugestões de tópicos para nos guiar.

Usaremos um painel similar ao que o SCRUM utiliza, com três colunas: "O que foi bem", "O que pode ser melhorado" e "Melhorias para o próximo ano", sempre norteando aqueles três conceitos que eu citei acima.

A questão "melhorias" será votada entre os integrantes da reunião. E elegeremos cinco (ou outro valor a ser combinado) que serão as principais a serem analisadas e transformadas em metas para o próximo ano.

É importante que aqui haverá bastante discussão e já servirá como base para o planejamento a seguir.
Planejamento para 2008:
O objetivo é apresentar todos os projetos que tivemos neste ano que passou, avaliar o nosso mercado de atuação e definir qual será o foco e quais serão as metas a serem atingidas para o próximo ano (de preferência nos próximos seis meses). Definiremos algumas ações
principais a serem tomadas para isto.

Utilizarei aqui o conceito de "Index cards" que apresentei em posts anteriores, para a definição do "product backlog". Podemos chamar isso de "project cards". :)

Ele é mais ou menos assim (esse aqui foi feito no paintbrush só para vocês entenderem):A idéia é:

Nome do projeto: o nome do projeto em questão.

Prioridade: Valor de 1 a 150, sendo 1 a menor prioridade possível e 150 a maior prioridade possível. Deve-se aqui avaliar a criticidade do projeto.

Área de negócio: a área em que o projeto é aplicado. Ex: logística, vendas, telemetria, etc.

Valor de negócio: usando o mesmo intervalo de 1 a 150, a idéia aqui é considerar o projeto que melhor dará retorno comercial, financeiro e/ou de negócio.

Pontos fortes e fracos: descobrir as forças e fraquezas envolvidas no projeto, sejam elas internas (nossa organização, por exemplo) ou externas (mercado, por exemplo).

Situação do projeto: é um checklist com a situação atual do projeto.

[ ] Não iniciado (para projetos que estão em negociação ou similar)
[ ] Em execução (para projetos que estão ativos e em execução)
[ ] Stand-by (para aqueles projetos que encontram-se parados por algum motivo)
[ ] Encerrado (para projetos que estão encerrados ou cancelados por algum motivo)

Anotações: notas que serão tomadas durante as discussões que servirão como referência para a avaliação posterior.

O bacana disso é que teremos como mensurar e avaliar TODOS os projetos, facilitando a visualização para a tomada de decisão.

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Dicas extras:

+ Para essas reuniões longas, procure fazer um intervalo de 15 a 20 minutos, para o pessoal descansar.

+ Nessas mesmas reuniões providencie alguns petiscos e água para que o pessoal possa se sentir mais à vontade.

+ Procure sempre interagir com o pessoal. Evite que a reunião se torne um "porre".

+ Siga ao pé da letra a agenda deixando claro que o tempo deve ser respeitado, para que todos assuntos sejam discutidos.

+ Caso um assunto se estenda demais, seja mediador: avise que o próximo tópico será discutido e que este assunto poderá ser retomado no final da reunião ou então em outro momento.

+ Medie a reunião, mas não tente ser o centro das atenções!

Ufa! Acho que é isso. Como eu disse, são alguns conceitos que eu irei aplicar. Não o que é "certo" ou "errado". Eu não sei o resultado disso, saberei amanhã (e vocês também, aqui mesmo!) :)

Um abração