Dinâmica para vivenciar SCRUM

Salve pessoas!

Durante o meu curso de SCRUM vivenciamos algumas dinâmicas interessantes para entendermos alguns conceitos da metodologia. Em linhas gerais, vivenciamos três dinâmicas: uma para tentarmos gerenciar o caos, uma para trabalharmos com estimativas e teamwork e a última para aplicarmos de vez os conceitos do SCRUM.

Baseado nesta experiência resolvi adaptar algumas dinâmicas e criar uma em que principalmente conceitos de "melhoria continua", "processos empíricos", "estimativas" e "teamwork" fossem vivenciados. De quebra, eles puderam notar como um processo de melhoria continua sofre pouca interferência de mudanças (seja de escopo, seja de outras variáveis).

Se você quiser acompanhar este post, sugiro que baixe a dinâmica e acompanhe enquanto você lê este post. Baixe a dinâmica neste link.

O nome da dinâmica se chama "FÁBRICA DE AVIÕES".

Você irá precisar de:

- De 150 a 200 folhas de papel (A4). Podem ser de rascunho (aliás, devem!). Mas um dos lados deve ser branco.
- Duas canetas (uma para cada time).
- Duas caixas para guardar os aviões prontos (uma para cada).
- Saco de lixo (para juntar tudo e doar para algum papeleiro!).

Divida sua turma em dois grupos de forma aleatória. Você precisa, para que fique tudo "redondo" que as duas equipes possuam o mesmo número de pessoas. Caso isso não seja possível, deixe uma com um a mais mesmo... isso pode acabar até mesmo não sendo uma vantagem...

Uma das equipes pode se chamar "Airbusão" e a outra "Boing-boing". É a sugestão que eu dou :)

Desenhe então, a seguinte tabela em um quadro branco:

Complete o formato até o sétimo sprint (eu tentei fazer mais do que isso e realmente o pessoal começa a cansar).

Em seguida, desenhe um gráfico com o eixo X representando o número do sprint e o eixo Y representando a estimativa de cada sprint. Este gráfico será muito útil para a sua turma notar de fato como a experiência (processos empíricos) tornam nossas estimativas mais corretas.

Aliás, você pode citar, antes de começar, que uma pesquisa recente apontou que os erros em estimativas em projetos de software estão na margem de -25% até 300%. Comente sobre isso, para que o impacto ao final da dinâmica seja muito boa!

Ok, com os times montados, a tabela e o gráfico prontos para serem preenchidos, comece a ler a dinâmica (você pode excluir os slides TODO que estão expressos na dinâmica).

Eu não pretendo repetir o que está escrito no arquivo PPT. Mas se possível tente criar um clima teatral enquanto lê o contexto... isso ajuda a tornar a dinâmica mais divertida.

Leia rapidamente os slides 1 e 2.

No slide 3, sobre as regras, explique o seguinte:

- Os ciclos de desenvolvimento (sprints) irão durar 2 minutos. E eles terão depois 1 minuto para reavaliar seus processos e dar uma nova estimativa de produção.

- O tempo DEVE ser respeitado por todos. Lembre-os que é uma dinâmica para eles vivenciarem o SCRUM e não uma competição que valha alguma coisa.

- Se o tempo encerrar com algum avião em produção, o mesmo pode ser utilizado para o próximo sprint.

- Eles podem se organizar da forma que quiserem, DESDE QUE o mesmo avião passe pelas mãos de todos. Ou seja, NÃO PODE CADA UM FAZER O SEU! A idéia é que eles trabalhem como se fosse uma linha de montagem.

- Os aviões devem respeitar os critérios de aceitação que o cliente exigir.

Leia então os slides 4 e 5, que explicam o contexto (dois países rivais lutando para dominar o espaço aéreo). Um dos países aborda os dois grupos e pedem uma estimativa de quantos aviões eles conseguem produzir em DOIS minutos. Dê a eles 1 minuto para responder.

Obviamente agora eles irão perguntar: "Tá, mas como é o avião?". Finja que o ditador do país que solicitou isso está muito ocupado e não pode responder. Ele apenas quer uma estimativa.

O segredo aqui é que eles vivenciem a estimativa de uma incerteza. Eles tem que dar uma quantidade baseada no puro "achômetro". Não há escopo, só uma idéia (avião de papel).

Possivelmente as estimativas serão altas (no meu caso foram 20 e 15). Se você conseguir isso, você pode ter certeza que o resultado final será perfeito! Caso não consiga, não se preocupe. Você pode mostrar depois como as estimativas melhoraram com o tempo. Mas valores altos no começo apenas ilustram aquela margem dos -25-300% :)

Feito isso, marque os valores citados na coluna "Estimativa inicial".

Leia então os slides 7 e 8. A idéia é que eles produzam seus aviões seguindo aquele escopo do slide 8. Aqui começa a parte divertida. Eles terão 2 minutos para produzir um protótipo com aquelas informações. Na minha aplicação os dois aviões foram COMPLETAMENTE diferentes um do outro, o que foi mais divertido ainda!

Ao final da prototipação, coloque o slide 9 e fale para cada um do grupo apresentar seu avião ao outro grupo. Pegue então os aviões e avalie usando o seguinte critério:

- Veja se existem 6 janelas em cada lado. Caso contrário critique dizendo que você queria DOZE lugares, nem mais, nem menos.

- Veja se existe uma cabine em cada lado. Caso não, pergunte como o piloto irá guiar ou então como irá olhar para um dos lados.

- Veja se há o logotipo da "meia-lua e estrela) nas duas asas e nos dois lados, no final do avião.

- Veja se o pessoal fez o teste para ver se ele voa, ou se fez só na hora da apresentação. Comente que você esperava que o produto fosse apresentado já testado.

- E aqui o grande pega ratão: duvido que alguém coloque PORTAS no avião! Questione como seus passageiros irão entrar no avião!

Em seguida, mostre o slide 10 e mostre qual era a idéia do cliente. Anuncie qual é a empresa vencedora e diga que ela representará a "Zarábia do Sul". Comente que aquele avião que está no slide 10 é que deve ser produzido a partir de agora.

Leia os slides 11 e 12 que apenas mostra que a "Zarábia do Norte" irá contratar a outra empresa para começar a disputa pelo domínio do espaço aéreo. E que agora eles tem 1 minuto para discutir como será o processo de produção e com base naquele produto pedido, eles devem dar uma estimativa para produção.

Anote no "I" do "1º sprint" e leia o slide 13. Comece a produção!

Agora até o 3º sprint você irá anotar no "R" o resultado final de cada sprint das empresas. E em seguida dará 1 minuto para eles se replanejarem e darem nova estimativa.

No 4º sprint, anuncie que ocorreu um evento inesperado! Leia o slide 14 "Espionagem". Pegue duas pessoas de cada time (procure pegar aqueles mais extrovertidos ou mais produtivos) e troque eles de time. O resultado é bem divertido, com um brincando que não deve revelar a produção de cada um dos times. Eles então devem ter 1 minuto para se readequar a situação nova e dar nova estimativa.

Anote novamente na coluna do 4º sprint a estimativa e o real produzido.

No 5º sprint (ou se você preferir deixar para mais além - embora eu não recomende para não ficar cansativo), avise que outro evento ocorreu. E que ele é catastrófico.

Mude para o slide 15 "GUERRA". Leia o slide 16 e em seguida apresente o slide 17 com as mudanças solicitadas para a produção de aviões de guerra (aqui é a mudança de escopo, devido a necessidade).

Então agora o 5º, 6º e 7º sprint se sucedem dessa forma.

Ao final do 7º sprint, leia o slide 19 e enfatize que somente os aviões de guerra é que valerão para anunciar o vencedor!

Agora normalmente irá se suceder alguma comemoração, brincadeira ou algo similar. No meu caso, eles ficaram brincando de guerra de aviões um com os outros - inclusive meus chefes! Eu não recomendo isso, pois eles podem se machucar.

Tente reorganizar o pessoal e passe os slides seguintes, item por item. E discuta o que aconteceu durante a dinâmica. Note como eles aceitarão de fato que com a experiência dos processos, eles conseguiram atingir e as vezes até superar as estimativas. E que elas cada vez ficavam mais corretas.

Note que a mudança de escopo e a "espionagem" afetou pouco a produção real (embora eles geralmente devam baixar a estimativa quando ocorrem estes eventos).

Por fim, mostre com o gráfico como de fato eles puderam tornar o processo não só uma melhoria continua, mas também como com as lições aprendidas alimentando as discussões, as estimativas se tornaram cada vez mais exatas.

Ufa! Comigo a dinâmica foi um sucesso. Todos adoraram e todas as perguntas que eles tinham sobre SCRUM, eles puderam vivenciar de fato. Note que o SCRUM é basicamente a aplicação do ciclo PDCA na nossa vida, onde nós planejamos, fazemos, checamos e depois aplicamos as correções necessárias para tudo começar de novo.

Espero que tenham gostado. E se vocês aplicarem a dinâmica, por favor, postem aqui nos comentários!

Baixe a dinâmica em PPT aqui.

Um grande abraço