Reuniões, reuniões e reuniões.

Este assunto já é meio batido, mas eu decidi trazer a minha experiência para reforçar ainda mais a idéia.

Todos nós sabemos da importância de uma reunião: nela todos os envolvidos discutem e apresentam suas considerações sobre o assunto. Em alguns ambientes de trabalho, a reunião pode vir um dos pontos mais importantes do dia-a-dia. Meu caso é parecido com este, já que a equipe se reune com o meu chefe toda 2a feira para apresentar os resultados e discutir rumos (teoricamente).

Qual o problema que tenho passado? Eu vou resumir a dois pontos: reunião sem hora para acabar e sem pauta ou com pauta "fraca".

A primeira situação, onde as reuniões não tem um limite de tempo, atrapalha muito, mas muito mesmo. As duas reuniões que tive nesta semana (na segunda-feira e terça-feira) extrapolaram uma hora. Reuniões com uma hora ou mais tornam o ambiente muito dispersivo. Ou nós começamos a "viajar" ou então simplesmente perdemos o interesse. É PRIMORDIAL DEFINIR UM HORÁRIO LIMITE PARA UMA REUNIÃO! Eu descobri isso. Vou estipular em 40 minutos o tempo das reuniões, sendo "extensíveis" apenas em casos justificáveis.

A segunda situação, da pauta, é talvez um dos maiores e mais comuns erros que ocorrem em reuniões. E talvez seja o primeiro mandamento de uma boa reunião... "talvez"? Acho que peguei leve!

Ir para uma reunião sem ter definido ao certo o que será discutido é cometer um suicídio no seu horário de trabalho. Sem uma pauta, a reunião vai se extender, serão discutidos assuntos totalmente fora de questão, não serão definidos os rumos e todos ficarão com a sensação de que perderam um enorme tempo. Acredito que este erro seja o responsável por difamar o termo "reunião", para muitas pessoas.

Eu, a partir de agora vou dividir minhas reuniões em quatro momentos:

a) Apresentação do que foi realizado;

b) Discussões acerca do que foi apresentado;

c) Definições dos próximos passos;

d) Impedimentos que podem atrapalhar.

Opa? Isso não parece com algo que conhecemos? As "Daily Meetings"? :)

O importante é o gerente de projetos liderar a reunião buscando a manutenção do FOCO. O meu chefe costuma trazer diversos assuntos diversos para aquela reunião. Coisas do tipo "aproveitando que tu está aqui temos que contatar o Fulano por causa do Projeto XYZ" sendo que a equipe presente na reunião corresponde ao projeto ABC.

Se você é um gerente de projetos e também costuma sair das suas reuniões com esse sentimento, bem-vindo ao time. Agora, lute para mudar este cenário. Vamos tornar as reuniões produtivas e conclusivas, principalmente.

Abraços!