Gestão do conhecimento

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Eu costumo falar que a informação é o sangue da empresa. Sem ela, nada funcionará.

O futuro tende a mostrar que a informação será cada dia mais importante. Aquela empresa que tiver a informação correta, terá um grande diferencial competitivo no mercado. Aquela empresa que tiver conhecimento, terá um diferencial ainda maior!

Uma das coisas que eu senti falta no SCRUM é a gestão da informação e do conhecimento. E por isso que eu costumo dizer que o SCRUM não é de fato um gerenciamento de projeto, mas sim um gerenciamento de processo (minha opinião, é claro!).

Noto em listas que assino (nacionais e internacionais) que existem sempre os extremos: aqueles que acham que a documentação deve ser deixada de lado e aqueles que acham que a documentação é o principal de tudo.

Eu sou da turma do meio. É preciso documentar, mas com parcimônia! E vou dar um exemplo para cada um dos extremos, para ilustrar isso que digo:

Imagine uma empresa que gerou um software para um grande cliente, mas não se dedicou à documentação do mesmo. Colocou apenas alguns parcos comentários nos códigos. Dois anos depois, o cliente liga e pede uma extensão. O problema é que não restou ninguém da equipe que desenvolveu este sistema. E agora? Quanto tempo haverá de retrabalho? Quantas horas se perderão para que a nova equipe entenda estes códigos para só então começar a implantar o novo?

Por outro lado, imagine esta mesma situação, só que a empresa desenvolveu uma documentação de 350 páginas, frente e verso. UML's, documentos de visão, domínio, arquitetura, hardware, software, negócio, etc. quanto tempo essa nova equipe levará para encontrar a informação correta? Levante a mão quem aqui teria SACO para ler um documento técnico de 350 páginas (eu não levantei!).

Vejam como a falta e o excesso são ambos prejudiciais!

Pensem na própria internet, como um excesso de informações! Se queremos pesquisar sobre a utilidade de uma função de determinada linguagem de programação, o Google irá retornar centenas de sites! E lá se vai tempo perdido procurando qual é o site que tem a informação certa...

Portanto, eu sou daqueles que acha que é preciso haver um meio termo nisso. A informação precisa estar retida de alguma forma (documentos, principalmente) mas precisa ser de fácil acesso e localização. E, principalmente, deve conter apenas o ESSENCIAL!

Eu reli alguns documentos que gerei anteriormente e comecei a me dar conta o quão terrível eu escrevi! Os documentos que temos lá são ótimos documentos para um trabalho de conclusão... tem informações de utilidade duvidosa, para nossa empresa. Um exemplo típico foi que perdemos pelo menos duas páginas escrevendo sobre as empresas fabricantes de cada um dos componentes do nosso hardware. Francamente, o que isso agrega para nossa equipe? Ou mesmo para uma nova equipe?

Eu vou pegar um exemplo que lancei numa lista de SCRUM internacional e que gerou uma discussão bem saudável. Um dos maiores preceitos do SCRUM é a melhoria contínua nos processos, tudo isso baseado nas lições aprendidas.

Eu lancei na lista um questionamento sobre como o pessoal MANTINHA e ORGANIZAVA essas lições aprendidas. Muitos afirmaram que não havia necessidade de "rastrear" essas lições aprendidas... pois uma vez que foram identificadas, só precisávamos garantir que a equipe assimilasse-as para os próximos sprints.

Lancei então dois desafios:

1) Será que realmente ao final do sprint 395, a equipe lembraria quais foram as lições aprendidas no sprint 3?

2) As lições aprendidas "assimiladas" podem ser aplicadas na equipe. NA EQUIPE. E se, por acaso, outro projeto acontece com uma nova equipe e/ou Scrum Master? Como essas lições ficariam retidas na empresa?

Enfim, notem como não temos como fugir da documentação disso. Essas lições aprendidas são as informações principais das quais eu defendo tanto. E são essas informações, juntas, que geram o CONHECIMENTO que irá gerar realmente um valor tangível para a empresa.

Após algumas discussões, começamos a discutir sobre a utilização de uma ferramenta muito interessante para a retenção dessas lições aprendidas: o wiki! Acho que todos já entraram no "Wikipedia" e viram o quão poderosa é essa ferramenta de colaboração. Podemos citar, também, os blogs. Afinal, este meu próprio blog não tem como principal preceito a disseminação de "lições aprendidas"? :)

Enfim, como vocês puderam ver eu sou um defensor assíduo da necessidade da retenção da informação/conhecimento para uma empresa. Sem estes dois conceitos, posso afirmar tranquilamente que uma empresa perderá muito! Em competitividade, em retrabalho, em custos...

E você, meu amigo leitor, o que pensa disso? Comente! :)

Um abração