Quando o email não substitui o telefone...

Hoje aprendi mais uma lição valiosa.

Nunca, em hipótese nenhuma, marcar uma reunião por email. NUNCA! Nem tente fazer isso.

Estou querendo agendar uma reunião com todos os stakeholders importantes da empresa para planejarmos o ano de 2008 (como fizemos anteriormente, mas que não finalizamos a reunião). Contando comigo, são 7 pessoas, sendo que uma delas é externo (precisa se deslocar até nosso local).

Ah, vocês acham que estou exagerando? Então vejam o que aconteceu:

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SEGUNDA-FEIRA: Manhã: Envio um email para todos perguntando o dia em que eles preferem fazer a reunião... se na 4a ou na 6a. Tarde: Uma pessoa responde que na sexta é o melhor dia. Outros dois respondem que sexta não poderão. Dois falam que o email em que eles estão recebendo os emails não são os que eles gostariam para este assunto.

TERÇA-FEIRA: Envio outro email questionando se sexta-feira fica bom para os demais que podem se fazer presentes. Na mesma manhã, outro desconfirma. Outro confirma a presença (o stakeholder externo).

QUARTA-FEIRA: Prefiro dar um descanso sobre o assunto, para não encher demais.

QUINTA-FEIRA: Envio um email afirmando que a partir de agora, irei marcar as reuniões por telefone e depois apenas enviarei um email com o local/data/hora/pessoas para todos envolvidos.

SEXTA-FEIRA: O cliente externo envia um email para saber se a reunião de sexta, afinal, está ou não confirmada.

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Vejam a confusão que foi por causa do email. A

Espero que esse fato sensibilize a todos aqueles que cometem o mesmo erro que eu cometi. NUNCA, JAMAIS marque reuniões ou compromissos por email. Você vai enloquecer.

Ah, a pouco liguei para o meu chefe para falar sobre os dias em que ele tinha disponível. Parece que só na outra sexta-feira, final de tarde, eles poderão (terão uma semana cheia). Com 2 minutos no telefone eu resolvi toda questão. Sem gerar ruído ou confusão para os demais envolvidos.

Abraços!