Processos x Informação x Recursos

Este é um post comprido... mas se você tem ou trabalha em uma pequena ou média empresa, talvez você se identifique :)

Estou com um problema no trabalho. Como eu disse, a mudança da equipe para o laboratório de pesquisa iria causar alguns transtornos em relação à produtividade. E sinto que este processo começou: já noto mais conversa, mais MSN... Percebi também que a minha passagem para lá irá minimizar isto, mas não será como era antes. Isso começa a se tornar um fato.

Estou também percebendo que uma das piores situações de uma pequena e média empresa, que ocorre em grande maioria deste universo, está acontecendo: a dependência de pessoas.

Uma empresa, para funcionar de forma aceitável em um projeto, precisa ter diversas características. Eu citaria duas delas como sendo principais: a formalização de processos (mesmo que básicos e iniciais) e a previsibilidade (também em formato básico).

A previsibilidade abrangeria a capacidade do gestor (gerente, diretor ou líder) conseguir enxergar o resultado do projeto em uma linha de tempo razoavel (digamos, duas ou três semanas?). Isto eu estou conseguindo implantar, embora o processo seja mais complicado pois possuo uma diretoria que gosta de mudar o rumo bastante (e isto está na maneira de ser deles, portanto requer uma atenção especial para ser resolvida).

A formalização de processos eu também estou atacando. Notem um pequeno detalhe na relação entre formalizar um processo e burocratizar o sistema: uma pequena empresa não pode criar processos chatos, extensos e detalhistas pois senão irá matar o seu dia-a-dia. Um exemplo típico, que eu costumo citar, é uma empresa pequena implantando o RUP (Rational Unified Process) nu e cru. A empresa morreria em um mês.

Agora a formalização de processos curtos e simples irão auxiliar em muito o dia-a-dia. Foi pensando nisso que eu implantei alguns conceitos do SCRUM, pois vi que eram processos eficazes e simples. Além de dinamizar o processo de desenvolvimento, ainda temos dados que são gerados para posterior análise (o que auxilia, tcharam! ... a previsibilidade!).

Comecei com o conceito bem simples e estou agregando novas coisas à medida que vão surgindo. Hoje, por exemplo, surgiu uma atividade que havia sido cancelada ou abandonada. O que fazer? Tivemos que criar um "pseudo-status" pra ela, ou seja, só colocar um "Abandonado" ao lado do post-it. Posteriormente iremos analisar isso com mais calma. Mas notem que mantive a simplicidade do sistema.

Outro conceito que eu praticamente rasguei, inicialmente. O cronograma do em formato Gantt (Project). Como o meu projeto possui diversas mudanças, eu já havia criado 3 ou 4 cronogramas diferentes. E a equipe tinha dificuldade em acompanhar o cronograma, pela dificuldade que ele apresenta. O nosso cronograma passou a ser o painel de atividades. Nossa previsibilidade passou a ser de 2 semanas, o tamanho do nosso ciclo de desenvolvimento (ou sprint, na terminologia do SCRUM).

Vejam como eu mudei bastante os processos, tornando-os mais simples e eficazes... algumas vezes indo até contra o recomendado por livros como o PMBOK. Mas estou fazendo o possível para adaptar o gerenciamento de projetos para a minha realidade: que é uma realidade de incertezas, recursos que precisam de coisas simples para se comprometerem, diretoria que precisa de resultados para se acalmar, etc.

O que quero resolver com tudo isso que eu escrevi? A dependência dos recursos.

Evitar que uma empresa pequena se torne refém de seus recursos, é um dos maiores desafios do gestor. O meu irmão possui uma pequena empresa e está nessa situação. A empresa onde estou, possui um cenário parecido. Conheço outras várias que estão neste nível também.

Graças a esta situação, eu estou tendo que ser as vezes um líder mais frouxo. "O quê? Nunca seja frouxo" muitos dirão. Mas o fato é que na altura em que estamos, eu não posso dar um esporro em um recurso, sabendo que ele pode encher o saco e pegar as coisas e ir embora. E com isso, levar todo o conhecimento adquirido durante este tempo em que esteve. Isso é mais crítico ainda no mercado de TI, onde ele pode sair e conseguir algo até melhor no outro dia.

Agora vocês devem estar entendendo a minha preocupação em definir processos. Vejam, a definição dos processos precisa prever também a GESTÃO DA INFORMAÇÃO! Documentar o que se descobre ou o que se desenvolve é FUNDAMENTAL, ou como dizia um professor meu, é condição SINE QUA NON para garantir que a empresa nunca ficará refém do seu funcionário.

E ficar refém de funcionário, meus amigos, é garantir que o líder terá que ser todo cheio de dedos no trato com a equipe. O respeito sempre existe, é claro. Mas a cobrança se torna mais superficial.

Eu atualmente me encontro nessa situação. Estou procurando mudar. E você, caro amigo, já viveu uma situação assim? Poste aí :)

Abraços