A idéia é ter essa reunião como um encontro entre todos os envolvidos diretamente na empresa, para discutirmos os dois ciclos do mês, apresentar resultados alcançados, discutir objetivos e questões (impedimentos, por exemplo) de uma forma ampla e onde todas as partes podem "lavar a roupa": diretoria, desenvolvedores e gerentes.
Bem, meu planejamento foi por água abaixo em três momentos:
1) A diretoria não poderia participar, pois havia uma reunião com um cliente em potencial. Logo, um dos objetivos da reunião já não seria atingido....
2) Eu pretendia utilizar o projetor. A diretoria iria usar na reunião... logo, o meu PPT ficou pequeno para um monitor... mesmo com menos gente na reunião, perde um pouco o impacto.
3) Um dos desenvolvedores não poderia comparecer, pois senão não teria como ir para casa (mora no interior).
Lição aprendida: planejar a reunião com MUITA antecedência e EXIGIR o comparecimento de todos!!! :)
Desenvolvi um PPT que se dividia em 5 partes: discussão das mudanças a serem adotadas no próximo ciclo, resultados do segundo ciclo, resultados do terceiro ciclo, discussão sobre um tema e confraternização.
As mudanças propostas visam facilitar a identificação do andamento das atividades. Até então, nossos post-it's não possuiam datas e, logo, não sabíamos quanto tempos elas duravam de fato, ou se uma afetava a outra. Estruturamos o nosso painel de atividades da seguinte forma:
Pretendo manter a simplicidade deste. Vejam que temos o nome do recurso nas linhas, a situação das atividades nas colunas e as cores pra identificar os tipos de atividades. O banco de atividades identifica atividades que não possuem um recurso responsável ainda.
Os post-its são estruturados da seguinte forma:
A grande mudança aqui é o preenchimento da data em que cada atividade muda de status, ou seja, a data de quando ela entra em TODO, DOING e DONE. Assim conseguimos perceber melhor quanto tempo cada uma dura, e se atividades "rosas" estão afetando o planejamento das outras. Notem que temos as seguintes situações:
Amarelo: atividades planejadas.
Rosa: atividades ad-hoc (sob-demanda), onde "quem?" identifica a pessoa que fez a solicitação.
Azul: atividades "externas", ou seja, que envolvem recursos de fora da equipe de desenvolvimento. Por exemplo: compra de equipamentos, reunião com fornecedor, etc.
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Voltando à reunião, após apresentar estas mudanças (para formalizá-las), apresentei uma série de métricas que foram geradas com base nas atividades que tínhamos até então. Procurei apenas passar pra eles a idéia de como estas métricas podem ser interpretadas futuramente, não me atendo muito nelas (ninguém gosta de ver tabelas e tabelas com números e mais números), usando isso como "link" para reforçar a necessidade de termos datas para agregar valor a estas métricas. Por exemplo, no caso da métrica "Atividades por recursos", tivemos recursos que tiveram 8 atividades e recursos que tiveram 3 atividades. De forma analítica, poderíamos dizer que o cara que fez 3 atividades em duas semanas, esteve sub-carregado. Mas e se foram 3 atividades longas ao invés de 8 curtas? Reforcei ai também a necessidade de quebrarmos essas 3 atividades também.
Em seguida, apresentei conclusões sobre cada um dos ciclos. Nas conclusões, analisei questões como quais foram os impedimentos, quais eram os objetivos do ciclo e se foram atendidos, quais foram as atividades que ficaram pendentes, pontos positivos/negativos do ciclo, além de questões mais pontuais.
Fizemos ainda uma avaliação do mês como um todo. Aí eu tratei de apresentar as MINHAS conclusões e em seguida ouvir as conclusões dos demais. A idéia é tentar ver se tivemos a mesma visão e, caso contrário, quais foram as diferenças. Esse seria o momento "lava-roupa", mas infelizmente ficou preso ao domínio da equipe de desenvolvimento.
Então fizemos o que eu pretendo fazer todo o mês: trouxe um tema para discutirmos (na verdade, é mais uma reflexão). Desta vez, trouxe a questão TEMPO. Apresentei um vídeo chamado "Mas eu não tenho tempo", onde mostra um empregado que tem uma apresentação para entregar no fim do dia, mas passa o dia todo torrando o tempo com emails, telefone, correspondencia, conversa, qual a cor do seu desktop, etc. é um vídeo divertido, inclusive.
Estava aprensivo para ver a reação da equipe diante de uma situação como essa, parecendo uma aula. Mas acho que foi bacana. Quis mostrar isso como algo que acontece em casa, no trabalho, na faculdade... a má administração do nosso tempo.
No fim, tivemos nossa confraternização... salgadinhos e refrigerante. Aí o assunto trabalho dá espaço para qualquer outra coisa.
Acho que a reunião teve um resultado satisfatório, para uma primeira vez. Não foi como eu planejava, mas acredito que consegui ao menos passar a idéia de como funcionará. Não quero tornar isso algo massante, mas quero que seja um momento para refletir e discutir a empresa. O molde foi feito... vamos ver se consigo tornar mais redondo, com o tempo.
Lições aprendidas da reunião:
a) Apresentações em PPT devem ser curtas. Eu foquei nisso logo de cara. Pouco texto, preferir gráficos à tabelas, figuras sempre são úteis.
b) Interatividade ajuda a manter a atenção. Em diversos momentos eu pretendo parar a apresentação e discutir com a equipe. Por exemplo, os pontos negativos/positivos foram feitos durante a apresentação.
c) Usar e abusar de vídeos, charges e tirinhas. Usei o filme e no meio da apresentação sempre tinha uma tirinha do Dilbert relacionada ao assunto.
d) Planejar esta reunião o mais cedo possível e mostrar a importância dela. A presença da diretoria reforça o caráter de importância da reunião.
e) Lavar a roupa, mas com moderação. Não dá pra sair reclamando de tudo e de todos, sem base ou respeito, correto?
Enfim, amigos. Fica a sugestão para quem quiser fazer algo do tipo. Pensem nesse tipo de reunião como uma forma de tornar a empresa mais comunicativa e agradável. Todos saberão o que os outros pensam e saberão que podem ter opiniões.
Em empresas pequenas este tipo de coisa é bastante legal de fazer.
E você, já teve uma situação parecida?
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